การใส่เลขหน้า ใน Microsoft Word นี้เป็นเรื่องต่อเนื่องจากเรื่อง การจัดหน้ากระดาษใน Word ที่ยังเขียนไม่จบ น่าจะมีต่ออีกยาวพอสมควร แต่ในตอนนี้จะเขียนเรื่องเกี่ยวกับเลขหน้าและการแบ่งบทหรือ section ก่อน
สมมติว่า เราจะใส่เลขหน้าในเอกสาร เอารูปแบบมาจากคู่มือวิทยานิพนธ์เหมือนเดิม เขากำหนดเรื่อง การลำดับหน้า (Paging) ไว้ดังนี้
- การลำดับหน้าส่วนนำเรื่อง
- ส่วนนำเรื่อง ให้เริ่มใส่เลขลำดับหน้าตั้งแต่ บทคัดย่อ กิตติกรรมประกาศ สารบัญ สารบัญตาราง สารบัญภาพ รายการสัญลักษณ์และคำย่อ
- การพิมพ์เลขลำดับหน้าของส่วนนำเรื่องให้ใช้ตัวเลขอารบิกขนาด 16 พอยต์ ตัวพิมพ์ธรรมดา (Normal) ของ TH Sarabun New อยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ เช่น (1) (2) และ (3) เป็นต้น
- การพิมพ์เลขหน้า ให้พิมพ์ไว้ที่มุมบนด้านขวาของหน้ากระดาษ โดยห่างจากขอบบนของกระดาษ 1 นิ้ว และห่างจากขอบขวา 1 นิ้ว
- การลำดับหน้าส่วนเนื้อเรื่อง
- การพิมพ์เลขลำดับหน้าส่วนเนื้อเรื่อง ให้พิมพ์ทุกหน้าโดยใช้ตัวเลขอารบิกขนาด 16 พอยต์ ตัวพิมพ์ธรรมดา (Normal) ของ TH Sarabun New โดยไม่ต้องมีวงเล็บ เช่น 1 2 3 . . . เรียงตามลำดับตลอดทั้งเล่ม
- การพิมพ์เลขหน้า ให้พิมพ์ไว้ที่มุมบนด้านขวาของหน้ากระดาษ โดยห่างจากขอบบนของกระดาษ 1 นิ้ว และห่างจากขอบขวา 1 นิ้ว
จากข้างต้นจะเห็นว่าเลขหน้าจะมี 2 แบบ คือส่วนนำเรื่อง กับ ส่วนเนื้อเรื่อง ตรงนี้จะเป็นการทำงานกับเครื่องมือใน Microsoft Word 2 อย่างคือ การใส่เลขหน้า กับ การใส่Section
การใส่เลขหน้า ใน Microsoft Word
ขั้นแรก เรามาใส่เลขหน้าในส่วนนำเรื่องก่อน ความจริง ในเว็บไมโครซอฟต์ก็มีวิดีโอเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วยนะ ลองเข้าไปดูก่อน เผื่อจะได้ไอเดีย https://support.microsoft.com/en-us/office/insert-page-numbers-9f366518-0500-4b45-903d-987d3827c007
ใช้ insert > Page Number เลือกแบบชิดขวา ตรงนี้ตอนเราเลือก Margin เราให้ด้านขวาห่างขอบกระดาษ 1 นิ้วอยู่แล้ว (จากที่เคยตั้งค่าไว้คราวก่อน) ดังนั้นมันห่างจากขอบกระดาษด้านขวา 1 นิ้วอยู่แล้ว สิ่งที่ต้องมาปรับแต่งคือให้มันห่างจากขอบด้านบน 1 นิ้ว มีวงเล็บนำหน้า และ เป็น TH Sarabun New
ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัว (Header) เพื่อแก้ไขส่วนหัว มันจะเข้าแท็บ Design ให้โดยอัตโนมัติ จะเห็น Header from Top ตรงนี้ใส่เลข 1 เพราะรูปแบบกำหนดมาให้ห่างขอบด้านบน 1 นิ้ว ตรงนี้ก็เสร็จเรื่องกำหนดตำแหน่งเลขหน้ากระดาษไปแล้ว จากนั้น พิมพ์วงเล็บ ( และ ) ที่ด้านหน้าและหลังตัวเลขหน้าที่ปรากฏ เพียงเท่านี้เราก็ได้ตัวเลขหน้าที่มีวงเล็บอย่างที่ต้องการ
ต่อมาต้องเช็คให้แน่ใจว่าเป็นฟอนต์ TH Sarabun New ตรงนี้มีสองวิธี คือ 1 วิธีแบบบ้าน ๆ คลิกเลือกตัวอักษรแล้วเปลี่ยนฟอนต์เป็น TH Sarabun New 16 หรือจะใช้ Styles อย่างที่เคยอธิบายไปแล้วเมื่อครั้งก่อน
ส่วนตัวแนะนำให้ใช้ Styles และควรใช้ให้ชินเพราะมันช่วยจัดรูปแบบเอกสารทั้งหมดในครั้งเดียว
ถ้าไม่รู้ว่าตรงที่พิมพ์อยู่นั้นเป็น Styles อะไรอยู่ วิธีง่าย ๆ คือ เรียก Styles มาดูใช้ Styles Inspector วิธีเรียกใช้ก็คลิกที่สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านล่างเมนู Styles ปกติถ้าตัวเคอเซอร์อยู่ตำแหน่งใดก็จะมีล้อมกรอบที่ Styles นั้นให้รู้ เอาเมาส์ไปวางที่สไตล์ก็จะแสดงให้เห็นว่าใช้ฟอนต์อะไร ขนาดเท่าไหร่ ซึ่งเราแก้ไขได้โดยคลิกขวาเลือก Modify แล้วทำเหมือนที่เคยอธิบายไปแล้ว แค่แก้ฟอนต์ให้เป็น TH Sarabun New หรืออื่น ๆ ตามต้องการก็เรียบร้อย
ใส่ Section
เรื่องต่อมา ในเอกสารเดียวกัน แต่รูปแบบการใส่เลขหน้าไม่เหมือนกัน เพราะเลขหน้าในส่วนเนื้อเรื่องจะไม่มีวงเล็บ
ตรงนี้หลายคนเลือกที่จะสร้างไฟล์ใหม่ ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิด มันอยู่ที่การเลือกจะแก้ปัญหาอย่างไร แต่ในที่นี้เราจะใช้ไฟล์เดิมเพียงไฟล์เดียว แต่จัดลักษณะต่างกัน ซึ่งเราต้องใช้ Section เข้าช่วย
การใส่ Section ก็คือการปรับรูปแบบเอกสารให้แตกต่างกัน (ถ้ามันเหมือนกันจะใส่ Section ไปทำไม) ซึ่งไม่ใช่แค่เลขหน้าเท่านั้น อยากจะปรับอะไรทั้งระยะห่างระหว่างบรรทัด ตัวอักษร ปรับเอกสารจากแนวตั้งเป็นแนวนอน ฯลฯ ตามแต่ใจปรารถนา
เริ่มด้วยการรีเซ็ตการนับหน้าให้เริ่มที่ 1 ใหม่
ไปที่ Layout > Breaks > Section Break > Next Pages
จากนั้นดับเบิลคลิกบริเวณหัวกระดาษเพื่อแอ็กทีฟการปรับปรุง
ไปที่ Design > Page Numbers > Format Page Numbers
ก็จะได้หน้าต่าง Format Page Numbers ขึ้นมา ตรงนี้เราปรับแต่งได้หลายอย่าง อย่างเช่นจะให้เริ่มนับหน้า 1 (หรือเริ่มจากหน้าไหนก็ได้) ที่ตรง page Numbering Start at ตรงนี้ใส่เลขหน้าที่ต้องการเริ่มต้นได้เลย
กลับมาที่ Header จะเอาวงเล็บหน้าตัวเลขออก ก็ลบวงเล็บที่หัวกระดาษออกได้เลย
ตรงนี้ถ้าสังเกตตรงซ้ายมือ Header จะแสดง Section ให้เห็น คือ Section 1 Section 2 จะได้รู้ว่ากำลังจัดรูปแบบในส่วนไหนอยู่
เพียงเท่านี้เราก็จัดการเรื่องการใส่เลชหน้าและการปรับปรุงหน้าตาแต่ละ Section ได้แล้ว