Kanban – แต่ออกเสียงว่า “คัมบัง” เพราะมาเป็นภาษาญี่ปุ่น เป็นแนวคิดในการจัดการทำงานของบริษัทโตโยต้า เพื่อผลิตสินค้าตามปริมาณความต้องการโดยไม่เก็บสินค้าคงคลัง สามารถลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นลงได้
ท่านคงเคยได้ยินวิธีการจัดการหลายแบบ นอกจาก Kanban ยังมี Scrum หรือ Agile หรือ Waterfall หรืออะไรอื่น ๆ แต่ในบล็อกนี้ เราจะมาพูดถึงวิธีการที่เรียกว่า คัมบัง
Kanban – คัมบัง
คัมบัง (Kanban) พัฒนาโดย ไทชิ โอโนะ วิศวกรบริษัทโตโยต้า ในช่วงปลายทศวรรษ 1940 Ohno “คัมบัง” เป็นการผสมผสานระหว่างคำภาษาญี่ปุ่นสองคำ: 看 (Kàn) แปลว่า “เครื่องหมาย” และ 板 (Bǎn) แปลว่า “กระดาน”
รวม ๆ ก็คือ กระดานแสดงขั้นตอนการจัดการ โดยมีแนวคิดเรื่อง “ทันเวลาพอดี” (JIT- Just In Time) คือผลิตหรือจัดหาสินค้าตามความต้องการของตลาดเท่านั้น เพียงแค่นั้น ไม่ทำเกินจนมีของกองล้นโกดังและไม่เกิดภาวะของไม่พอความต้องการของตลาด
ให้เห็นภาพง่าย ๆ ลองนึกถึงภาพว่าท่านเป็นคนจัดการร้านสะดวกซื้อ สถานที่จัดเก็บสินค้ามีจำกัด แต่ต้องมีสินค้าเพื่อรองรับความต้องการของคนซื้อตลอดเวลา วิธีง่าย ๆ ที่จะดูว่าต้องเติมสินค้าตัวไหนเท่าไหร่ ก็ดูจากยอดขาย สินค้าใดขายออกไปมาก ก็ต้องเติมเข้าไปมาก สินค้าใดขายน้อย หรือขายไม่ออก ก็จัดการตามความเหมาะสม
เราเอากระบวนการเหล่านี้มาแสดงให้เห็นชัด ๆ กระบวนการที่จะแสดงว่า สินค้าใดขายออกมาก-น้อย นี่แหละคือ คัมบัง มันคือป้ายแสดงใหญ่ ๆ ที่ทีมงานจะเห็นได้เหมือนกัน ได้รู้ว่าสินค้าตัวไหนขายไปเท่าไหร่แล้ว และทีมที่เกี่ยวข้องอย่างฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายเรียงของ จะได้จัดการตามความเหมาะสม
ลองนึกภาพ: ทีมของท่านกำลังทำงานอะไรสักอย่าง ต้องมีวิธีง่ายๆ ในการแสดงภาพงาน เพื่อให้ท่านติดตามได้ว่าใครทำงานอะไร อยู่ในขั้นตอนไหน
ถึงแม้ว่า คัมบัง จะเกิดขึ้นมานานแล้ว แต่หลังจากผ่านกาลเวลาไปนานหลายทศวรรษ แนวคิดคัมบังก็ยังใช้งานได้อยู่ แม้แต่ในวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ในช่วงต้นทศวรรษ 2000
และนี่ก็คือพื้นฐานของคัมบังและวิธีการทำงานของคัมบัง
กระดานคัมบัง
เครื่องมือหลักในวิธีคัมบังนี้ จะใช้ “กระดานคัมบัง” เพื่อจัดการปริมาณงานและกระบวนการทำงาน
ในกระดานคัมบัง จะจัดเรียงตามคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งตรงนี้อาจจะเป็นเรื่องพื้นฐานที่สุดอย่างเช่น “สิ่งที่ต้องทำ” “กำลังดำเนินการ” และ “เสร็จสิ้น”
ลองนึกภาพว่าท่านกำลังทำร้านสะดวกซื้อ เมื่อลูกค้าซื้อของ ก็ต้องมีคนเอาสินค้าไปเติมในชั้นวางเพื่อให้ชั้นวางใช้พื้นที่ได้เต็มประสิทธิภาพ
เมื่อทีมขาย ขายสินค้า ก. ได้ 5 ชิ้น ก็จะเอา สินค้า ก. 5 ชิ้น ไปใส่ในกระดานใหญ่ ๆ ว่า ขายออก 5 ชิ้น
ทีมจัดวางสินค้า ก็จะเห็นแล้วว่า สินค้า ก. ขายไป 5 ชิ้น ก็จะเอาสินค้า ก. ไปวางทดแทนในชั้นวาง
ทีมจัดหาสินค้า ก็จะเห็นว่า ทีมขายสินค้า ก. ไป 5 ชิ้น ก็จะไปจัดซื้อจัดหาสินค้า ก. มาแทน 5 ชิ้น
แบบนี้เป็นต้น น่าจะพอเข้าใจแนวคิดของกระดานคัมบัง
กระดานคัมบัง เป็นเพียงแค่แนวคิด ซึ่งท่านอาจจะเขียนในกระดานไวต์บอร์ด หรือ กระดาษโน้ต หรือ แม้แต่ใช้ซอฟต์แวร์ แต่สิ่งสำคัญก็คือเราต้องเข้าใจแนวคิด
หัวข้อ หรือ “การ์ด” แต่ละใบภายในกระดานคัมบังแสดงถึงงานที่เกิดขึ้น (เช่นในตัวอย่างคือ ขายสินค้า ก 5 ชิ้น) ทีมงานก็จะย้ายการ์ดงานนี้ผ่านขั้นตอนต่างๆ ของงานจนกว่าจะเสร็จสิ้น
คอลัมน์บอร์ดคัมบังแสดงถึงขั้นตอนต่าง ๆ ของงาน หรือจัดลำดับความสำคัญ หรือตามกระบวนการ ซึ่งเราสามารถแบ่งย่อยได้อีกเช่น คอลัมน์ “อยู่ระหว่างดำเนินการ” ออกเป็นคอลัมน์อื่น ๆ ได้ เช่น ทีมเนื้อหาอาจสร้างคอลัมน์สำหรับ “การร่าง” “การตรวจสอบ” และ “กำลังแก้ไข” ในขณะที่ทีมวิศวกรอาจมีคอลัมน์สำหรับ “การพัฒนา” ” การทดสอบ” และ “การปรับใช้”
นอกจากนี้ เรายังอาจจะสร้างคอลัมน์สำหรับ พักไว้ และย้ายงานไปที่คอลัมน์นี้ หากต้องหยุดทำหรือเลื่อนการทำงานด้วยเหตุผลบางประการ
ในกระดานคัมบัง แต่ละงานจะแสดงด้วยการ์ด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่องานของท่านสามารถดำเนินการได้ เพื่อให้ทีมของท่านรู้ว่าควรทำงานอะไร
องค์ประกอบหลักของการจัดการเวิร์กโฟลว์ด้วยบอร์ดคัมบังคือการเคลื่อนย้ายงานไปตามขั้นตอนต่างๆ ท่านสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยการลากและวาง แต่ในบางระบบ เช่น Scrum ท่านจะต้องสร้างบอร์ดใหม่สำหรับการ Sprint ใหม่แต่ละครั้ง เพียงสร้างกระดานใหม่หรือลบไวท์บอร์ดของท่าน เพื่อโอนย้ายงานที่ค้างอยู่ และเริ่มต้นงานของท่านอีกครั้ง
ข้อดีของคัมบัง
ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของกระดานคัมบังคือท่านสามารถเห็นงาน “เคลื่อน” ไปตามขั้นตอนต่าง ๆ เป็นรูปธรรม ไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจภาพรวมของงานว่าเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่าง ๆ อย่างไร แต่ยังรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย
คัมบังสร้างขึ้นจากหลักการของการส่งผ่าน หมายความว่างานควรย้ายไปมาระหว่างคอลัมน์อย่างรวดเร็ว แทนที่จะปล่อยให้สถานะ “อยู่ระหว่างดำเนินการ” คลุมเครือ
แต่จะบอกว่า งานแต่ละงานควรใช้เวลาแค่ไหน อันนี้ก็บอกไม่ได้ แล้วแต่ประเภทงาน แต่ในฐานะคนทำงาน ควรจะประเมินเวลาที่เหมาะสมได้ว่า ควรทำได้กี่งานในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ หากใช้เวลานานเกินสมควรก็ต้องพิจารณาหาทางแก้ไขว่าติดขัดตรงไหน เช่น ปรับกระบวนงานให้เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของท่านได้สร้างและสื่อสารแบบแผนอย่างชัดเจน นโยบายกระบวนการของท่านควรเป็นแนวทางว่าทีมของท่านทำงานกันอย่างไร
ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน
แก่นแท้ของคัมบังคือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
มีหลักการสำคัญสี่ประการที่จะช่วยแนะนำทีมของท่านสำหรับการเริ่มต้นดังนี้
- เริ่มต้นด้วยสิ่งที่ทำตอนนี้ อย่าเพิ่งคิดเยอะ สิ่งที่ทำก็คือกระบวนการหนึ่งที่ต้องจัดการ
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง แทนที่จะเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในคราวเดียว ให้เริ่มต้นด้วยการดำเนินการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป
- เคารพกระบวนการ บทบาท และความรับผิดชอบในปัจจุบัน เพราะเราไม่ได้ใช้คัมบังเพื่อเปลี่ยนการทำงาน เราใช้เพื่อติดตามและรู้ว่าอะไรอยู่จุดไหน กระบวนการปัจจุบันอาจมีองค์ประกอบที่ดี ซึ่งจะสูญหายไปหากพยายามปรับปรุงระบบการทำงานของท่านอย่างสมบูรณ์ภายในหนึ่งวัน
- การเปลี่ยนแปลงสามารถมาจากที่ใดก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นต้องคิด “จากบนลงล่าง” สมาชิกในทีมควรออกความคิดเกี่ยวกับวิธีใหม่ ๆ สำหรับกระบวนการในการพัฒนา และเป็นผู้นำในการริเริ่มการทำงานใหม่ ๆ
บางครั้ง ท่านอาจจะได้ประโยชน์จากการมองภาพรวมและพิจารณาข้อมูลเชิงลึกประกอบ ว่ากระบวนการทำงานมีเส้นทางอย่างไร กระบวนไหนติดขัดอะไร และเพิ่มความชัดเจนโดยเฉพาะสำหรับทีมที่อาจจะไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน อาจเป็นเรื่องยากที่จะมอภาพรวมว่าใครกำลังทำอะไรอยู่
เนื่องจากกรอบงานคัมบังสร้างขึ้นจากกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทีมที่ใช้คัมบังจึงสามารถมีความยืดหยุ่นและไดนามิกมากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป หากท่านปฏิบัติตามหลักการสำคัญสี่ข้อข้างต้น ทีมของท่านจะมีความคล่องตัวและเปิดกว้างต่อการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น
Kanban ก็มีข้อเสีย
คัมบังไม่ใช่กรอบการทำงานที่เหมาะสมสำหรับทุกทีม ข้อเสียบางประการ ได้แก่:
เมื่อเราจับชิ้นงานมาแยกย่อยเพื่อดูแต่ละขั้นตอน อาจจะทำให้เห็นชิ้นงานในบอร์ดเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก จนไปถึงจุดหนึ่งที่ทำให้คนที่ดูสับสนว่างานอะไรเป็นอะไร อยู่ตรงไหน และงานไหน เกี่ยวพันกับงานไหน และรู้สึกว่ามีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องทำในคราวเดียว
อ้างอิง: วิกิพีเดีย