Hyperlink หรือที่ภาษาไทยใช้คำว่า “การเชื่อมโยงหลายมิติ” แต่เราส่วนใหญ่นิยมเรียกย่อว่า “ลิงก์” คือคำหรือวลีต่าง ๆ ที่นำเราไปสู่จุดอื่น อาจจะเป็นเอกสารอื่น หรือเอกสารในหน้าเดียวกัน โดยการคลิกลงบนคำหรือวลีนั้น ข้อความที่เป็นลิงก์มักจะปรากฏเป็นสีหรือรูปแบบที่โดดเด่นกว่าข้อความรอบข้าง
และในบล็อกนี้เราจะมาทำความรู้จักเรื่องต่าง ๆ เกี่ยวกับไฮเปอร์ลิงก์ ไม่ว่าจะเป็นการใส่ การเอาออก การปิดเปิดการใส่ลิงก์อัตโนมัติ
ใส่ Hyperlink
ตามปกติ Word และ Excel จะสร้างลิงก์) โดยอัตโนมัติเมื่อพิมพ์อยู่ของเว็บเพจที่มีอยู่ เช่นถ้าเราพิมพ์ www.DataRevol.com ในเวิร์ด ก็จะกลายเป็นโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นค่ามาตรฐานมาเลย
นอกจาก url ของเว็บแล้ว เราสามารถเชื่อมโยงไปยัง แฟ้ม ตำแหน่งที่ตั้งในแฟ้ม เว็บเพจ เว็บเพจบนอินทราเน็ต Gopher Telnet หรือ File Transfer Protocol (FTP) ซึ่งบางทีเราต้องการใช้คำที่ไม่ได้เป็นรูปแบบใส่ไฮเปอร์ลิงก์อัตโนมัติ ก็สามารถใส่ลิงก์ได้ด้วยตัวเอง ก็ง่ายและสะดวกมาก
การใส่ลิงก์ ทำได้ง่าย ๆ ดังนี้
คลิกเลือกให้ครอบคลุมข้อความหรือรูปที่ต้องการใส่ลิงก์ แล้วทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสองข้อนี้
- ไปที่แท็บ insert คลิก link เลือก Insert link…
- หรือ คลิกขวาบริเวณที่เลือกข้อความไว้ แล้ว เลือก link
จากนั้นจะมีหน้าต่างป็อปอัปให้เราใส่จุดหมายปลายทางที่ต้องการใส่ลิงก์ขึ้นมา
Link to: จะอยู่ทางด้านซ้ายมือจะมีแท็บให้เลือกประเภทว่าจะเป็นการลิงก์ไปยังเว็บหรือว่าไฟล์ หรืออยากจะลิงก์ไปหน้าไหนในเอกสาร อีเมล หรือแม้แต่สร้างเอกสารใหม่ที่ลิงก์ถึงกันก็ได้ สิ่งที่มีให้เลือกก็คือ
Existing File or Web Page สำหรับลิงก์ไปที่ไฟล์ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา หรือว่าจะเป็นหน้าเว็บในอินเตอร์เน็ตก็ได้
สำหรับการลิงก์ไปยังไฟล์หรือเว็บเพจที่มีอยู่แล้วให้ทำอย่างนี้
ช่อง Text to Display: ปกติ ถ้าเราคลิกเลือกข้อความไว้แล้ว จะขึ้นข้อความนั้นที่นี่
ช่อง Look In: สำหรับระบุตำแหน่งโฟลเดอร์ที่ตั้งไฟล์ หรือ จะเบราซ์หาเว็บเพจก็ได้
ตรงนี้เราค้นหาไฟล์หรือว่าเว็บที่เราต้องการจะลิงก์ไปนั่นแหละ เลือกโดยการคลิก และจะมีเส้นทางเป็น address ไปยังจุดหมายปลายทางให้ด้านล่าง เช็คทุกอย่างแล้ว กดโอเค
Place in This Document สำหรับลิงก์ไปยังตำแหน่งใดใดในไฟล์เดียวกัน ถ้าหากว่าในเอกสารนั้นมีการใส่Heading เอาไว้แล้ว
E-Mail Address สำหรับลิงก์อีเมล จะมีให้ใส่อีเมลแอดเดรสและซับเจ็กต์หรือหัวข้อ ปกติแล้วถ้าพิมพ์อีเมล เช่น writer@datarevol.com แล้วกด space หรือ enter ก็จะใส่ลิงก์ให้อัตโนมัติอยู่แล้ว
Tip: หากต้องการปรับแต่งคำแนะนำบนหน้าจอ ที่ปรากฏขึ้นเมื่อวางลูกศรของเมาส์ไว้ที่ลิงก์ ให้คลิก Screen Tip ที่มุมขวาบนของหน้าต่างนี้ แล้วพิมพ์สิ่งที่ต้องการ
คลิกลิงก์โดยไม่ต้องกด Ctrl
ตามปกติ การคลิกลิงก์เพื่อไปยังปลายทางใน word หรือ excel จะต้องกด Ctrl ควบคู่กับการกดคลิกเมาส์เสมอ เป็นการป้องกันไม่ให้กดลิงก์โดยไม่ตั้งใจขณะกำลังแก้ไขเอกสาร แต่ถ้าต้องการให้กดคลิกได้เลยโดยไม่ต้องกดปุ่ม Ctrl ก็ทำได้เช่นกัน
ใน Word ไปที่ File > Options > Advanced
ที่ Editing Options ให้เอาเครื่องหมายหน้าประโยค Use CTRL + Click to follow hyperlink ออก เพียงแค่นี้ต่อไปถ้ามีลิงก์ใน Word ก็เพียงแค่คลิกโดยไม่ต้องกดปุ่ม Ctrl
แต่ถ้าให้แนะนำ เก็บการกด Ctrl ไว้เถอะ มันช่วยป้องกันการคลิกลิงก์โดยไม่ตั้งใจได้ดีทีเดียว
เอา hyperlink ออก
แต่ถ้ามีไฮเปอร์ลิงก์อยู่แล้ว เราจะเอาออก เราจะทำอย่างไร
เวลาที่เห็นลิงก์ใน Word หรือใน Excel ก็ตาม ถ้าอยากเอาลิงก์ออก ให้เป็นแค่ข้อความธรรมดา ก็จะคลิกขวาข้อความบริเวณที่เป็นไฮเปอร์ลิงก์ กด remove hyperlink เอาลิงก์ออก
เท่านี้ก็เรียบร้อย
กรณีที่จะเอาลิงก์ ทั้งหมดในเอกสารออกทั้งหมด
ในเวิร์ด
- กด Ctrl + A เพื่อเลือกข้อความทั้งหมด
- กด Ctrl + Shift + F9
ในเอ็กเซล
- เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีไฮเปอร์ลิงก์หรือกด Ctrl + A เพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด
- คลิกขวาแล้วคลิกเอาไฮเปอร์ลิงก์ออก
ปิดการใส่ Hyperlink อัตโนมัติ ใน Word
ปิดการใส่ลิงก์อัตโนมัติ ใน Word และ Excel นี่ทำได้ง่ายมาก สำหรับบางคนที่โดนการใส่ลิงก์อัตโนมัติมากวนใจ เวลาพิมพ์แล้วมันกลายเป็นสีน้ำเงินและมีเส้นใต้ เวลาพิมพ์ออกมาแล้วไม่สวย ต้องคอยเอาออกเอง จนบางทีเกิดความรำคาญใจ
นี่เป็นปัญหา (ความจริงก็ไม่ใช่ปัญหาหนักหนาอะไร) คือเวลาพิมพ์ url หรืออีเมล์แล้ว word (หรือ excel) จะใส่ไฮเปอร์ลิงก์ให้คลิกได้โดยอัตโนมัติ
อันนี้มองได้สองแง่ คือ ด้านดีก็มีความสะดวก แต่อีกด้านก็อยากได้เป็นตัวอักษรธรรมดาเพื่อพิมพ์ให้สวยงาม ถ้าเป็นลิงก์มักจะใช้สีแตกต่างและมีเส้นใต้ แบบนั้นดูไม่ค่อยสวยเท่าไหร่ แถมบางคนไม่แน่ใจว่ามันเป็นอันเดอร์สกอร์ (_) หรือว่าพิมพ์วรรค เพราะมีเส้นใต้ทับไว้ อันนี้จริง ๆ url หรือ อีเมลจะไม่วรรคอยู่แล้ว แต่มันทำให้บางคนรู้สึกสับสน และคิดว่าไม่สวยงามชัดเจน
แต่สำหรับบางท่าน ที่ไม่ต้องการใส่ลิงก์อัตโนมัติเลย เราก็ต้องมาตั้งค่าบอกเวิร์ดหรือเอ็กเซล ว่าไม่ต้องใส่ไฮเปอร์ลิงก์อัตโนมัตินะ
วิธีตั้งค่าไม่ให้ใส่ไฮเปอร์ลิงค์ทำได้ง่าย ๆ คือ
ทั้งเวิร์ดและเอ็กเซล ให้ไปที่
File > Options > Proofing > AutoCorrect Options
ในเวิร์ด เลือกแท็บ AutoFormat แล้วเอาเครื่องหมายถูกหน้า Internet and network path hyperlink ออก
ในเอ็กเซล เลือก Auto Format As You Type จากนั้นเอาติ๊กถูกหน้าคำว่า Internet and Network path with hyperlinks ออก
เพียงเท่านี้เอง
หวังว่าจะเป็นประโยชน์เวลาทำงานนะจ๊ะ
อ้างอิง: เว็บไซต์ทางการของไมโครซอฟต์ ทั้งการสร้างและแก้ไข และ การเอาลิงก์ออก