You are currently viewing The PARA Method: การจัดระเบียบด้วยจัด 4 หมวดหมู่

The PARA Method: การจัดระเบียบด้วยจัด 4 หมวดหมู่

PARA เป็นระบบที่คิดค้นโดย Tiago Forte เพื่อจัดระเบียบทุกอย่างให้ง่ายดาย

ทำไมต้องจัดระเบียบ? DataRevol.com เชื่อว่ามนุษย์เป็นสัตว์สังคมที่หมกมุ่นอยู่กับการจัดหมวดหมู่และจัดลิสต์ต่าง ๆ ซึ่งบางทีนี่อาจจะเป็นส่วนหนึ่งของวิวัฒนาการและการเรียนรู้ที่ช่วยให้มนุษย์พัฒนาตัวเองจนครองโลกเหนือสัตว์ชนิดอื่น

เริ่มตั้งแต่เรายังเด็ก เราก็โดนจัดระดับเป็นอนุบาล ประถม การเรียนก็จัดเป็นรายวิชา มีหมวดหมู่ว่าวิชานี้อยู่คลาสนี้ และสิ่งนั้นก็ติดตัวเรามาจนโต DataRevol เชื่อว่า ทุกวันนี้ในหมู่เราหลายคนยังคงจัดหมวดหมู่เอกสารหรือไฟล์กันเป็นปกติ 

แต่พอเราโตขึ้น เรื่องราวต่าง ๆ ก็เริ่มซับซ้อน มีอะไรหลายอย่างที่เราต้องการทำในเวลาเดียวกัน เช่น ในขณะที่บริษัทกำลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ เราก็อาจจะวางแผนวันหยุดพักผ่อนของครอบครัวควบคู่กัน และในเวลาเดียวกันก็ยังต้องวางแผนการตลาดรายไตรมาส

เชื่อว่าคนทำงานจะพบปัญหาเรื่องการจัดระเบียบการทำงาน ซึ่งจะมีเอกสารจำนวนมาก บันทึกช่วยจำ วาระการประชุม แบบร่าง รูปแบบ หรือเอกสารประกอบ/อ้างอิง ยิ่งในยุคดิจิทัลที่เรามีอะไรมากมายหลายสิ่ง ทั้ง ระบบไฟล์ของคอมพิวเตอร์ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่น Dropbox หรือ Google Drive) หรือแอปจดบันทึกดิจิทัล

สิ่งที่เราต้องการก็คือการจัดระเบียบ เก็บของเป็นที่เป็นทางเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และต้องยืดหยุ่น ปรับเข้ากับการทำงานในรูปแบบต่าง ๆ  

โลกนี้มีคนคิดระบบสำหรับการจัดระเบียบมากมายหลายวิธี เช่น Getting Things Done, Pomodoro Technique, The Eisenhower Matrix, Kanban Boards และต่าง ๆ นานาสารพัน

บล็อกนี้จะแนะนำอีกวิธีหนึ่งที่ไม่ยุ่งยากมากนัก

PARA คืออะไร?

ลองนึกภาพโต๊ะที่มีเอกสารกองโต มีโน้ตเขียนแทรกแปะทับทุกที่ มีสิ่งที่ต้องทำเยอะแยะมากมายจนไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหนดี… รู้สึกหนักใจใช่ไหม? ไม่ใช่ท่านเพียงคนเดียวหรอก! เราทุกคนต่างดิ้นรนกับการจัดการข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี 

Tiago Forte (https://fortelabs.com/) ได้คิดวิธีจัดระเบียบที่น่าสนใจแบบหนึ่ง เรียกว่า PARA ซึ่งไม่ใช่พาราเซตตามอลแก้ปวดหัว คำนี้เป็นตัวย่อของภาษาอังกฤษ 4 คำ 

  1. Projects
  2. Areas
  3. Resources
  4. Archives

ซึ่ง Taigo อ้างว่านี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพตามหลักการ “สมองก้อนที่สอง

PARA - Concept
ภาพรวมแนวคิด

Projects

โปรเจ็กต์ก็เหมือนกับภารกิจของคุณ งานเฉพาะที่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น ทำบัญชีให้เสร็จ หรือเรียนการเล่นกีตาร์ โครงการเหล่านี้จะมี “สิ่งที่ต้องทำ” ซึ่งมีเป้าหมายและขั้นตอนการดำเนินการที่ชัดเจน  อย่างเช่น

  • การเรียนการศึกษา
  • ซ่อมรถ
  • โครงการวิจัย
  • ออกแบบเว็บ
  • ซื้อบ้าน

โปรเจกต์อาจจะมีระยะเวลาในการทำไม่กี่นาที ไปจนถึงหลายปี แต่สุดท้ายก็จะมีจุดสิ้นสุดของโปรเจกต์นั้น

Areas

แอเรีย หรือ พื้นที่ความรับผิดชอบ คือ บทบาทต่าง ๆ ในชีวิตคุณมีหน้าที่รับผิดชอบ – ส่วนสำคัญของงานและชีวิตของคุณที่ต้องได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นงาน การตลาด การจัดการสินค้า บทบาทในบ้าน ในบริษัท งานสังคม ฯลฯ

Resources

แหล่งข้อมูล หรือ ทรัพยากรคือขุมสมบัติของคุณ – ทุกสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อโปรเจ็กต์หรือแอเรีย ซึ่งรวบรวมเก็บไว้อ้างอิงหรือหาข้อมูล เช่น รายงานการประชุม บทความออนไลน์เจ๋งๆ หรือหนังสือดีๆ เกี่ยวกับฟิสิกส์ดาราศาสตร์ สิ่งเหล่านี้คือเอกสารอ้างอิงที่คุณสามารถคว้ามาได้เมื่อจำเป็น

Archive

สุดท้าย อาร์ไคฟ์ หรือห้องนิรภัย ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณอาจต้องการใช้ในสักวันหนึ่ง ซึ่งรวมถึงอะไรก็ได้จากสามหมวดหมู่ก่อนหน้านี้ที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป แต่เราอาจจะจำเป็นต้องกลับมาตรวจสอบ อ้างอิง หรือแม้แต่นำไปใช้อีกครั้งก็ได้ ดังนั้น โปรเจกต์ที่ทำเสร็จแล้วหรือถูกยกเลิกไม่ต้องทำต่อ พวกแอเรียที่ไม่ใช้งานหรือเกี่ยวข้องอีกต่อไป เช่น ครั้งหนึ่งคุณทำงานบริษัท ก. แต่ตอนนี้ออกมาทำบริษัท ข งานต่าง ๆ ที่เคยรับผิดชอบก็จะโยนมาไว้ในนี้ รวมทั้งแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับโปรเจกต์หรือแอเรียที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอีกแล้ว ก็เอามารวมไว้ตรงนี้

นี่คือแนวคิดเรื่อง Projects – Areas – Resources Archive วิธีที่ Tiago บอกว่านี่คือสิ่งที่ครอบคลุมทุกอย่างในชีวิตของคุณแล้ว เขายืนยันว่า ต่อให้เป็นใครที่ใช้ชีวิตซับซ้อนขนาดไหนก็สามารถยุบรวมเหลือเพียงสี่ประเภทเท่านั้น ระบบนี้จัดระเบียบข้อมูลจะต้องเรียบง่ายและทรงประสิทธิภาพมาก

(อันนี้ก็ฟังหูไว้หู คนคิดที่ขายคอร์สขายหนังสือ ก็ต้องอวยยศผลงานของตัวเองเยอะหน่อย)

คำแนะนำ

– การจัดระเบียบข้อมูลตามโครงการและเป้าหมาย

DataRevol เอง อาศัยแนวคิดบางอย่างของระบบ PARA นี้มาใช้เหมือนกัน เพียงแต่ไม่ได้นำมาใช้ทั้งหมด ยังเอาไปดัดแปลงเข้ากับความต้องการของตัวเองเล้กน้อย

โดยทั่วไปเราจัดการแบ่งหมวดหมู่อย่างไร

ยกตัวอย่าง สมัยที่คิดทำบล็อก DataRevol.com นี้ มันมีอะไรหลายอย่างที่เกี่ยวข้อง ทั้ง ออกแบบเว็บ กราฟฟิก บันทึกโครงร่าง เอกสาร และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดมันเยอะแยะและหลากหลายเกินกว่าที่คิดไว้แต่แรก

Project VS Area

ปัญหาหลักที่พบ หลังจากลองศึกษาวิธี PARA ของ Tiago ก็คือ ความสับสนระหว่าง Project กับ Area และเชื่อว่าหลายคนน่าจะเป็นอย่างที่ DataRevol เป็น นั่นคือ มักจะสับสนระหว่างพื้นที่ความรับผิดชอบกับโครงการ

คือในความคิดส่วนตัว ใน แอเรีย กับ โปรเจ็กต์ มันแนบชิดสนิทกัน

อย่างเช่น

การจ้างงาน

ก่อนจะอ่านบรรทัดต่อไป ลองตอบคำถามนี้ว่า การจ้างงาน ควรเป็น โปรเจ็กต์ หรือ เป็น แอเรีย?

เป็นโครงการที่ต้องทำหรือว่าเป็นพื้นที่ความรับผิดชอบ?

ถ้าท่านตอบว่าเป็นพื้นที่ความรับผิดชอบ Areas ขอแสดงความยินดีด้วย เพราะนี่คือคำตอบที่ถูกต้องตามหลัก

แต่ในตอนแรก DaraRevol จัดการจ้างงานเป็นโปรเจ็กต์หรือโครงการ

แต่ถ้าลองพิจารณารายละเอียด ท่านจะพบว่า การจ้างงาน เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบ ไม่ใช่ “โครงการ”

แต่รายละเอียดภายในความรับผิดชอบ ก็คือโครงการที่เกี่ยวเนื่องกับพื้นที่ความรับผิดชอบ

 “การจ้างงาน” แสดงถึงปริมาณงานเท่าใด อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การจ้างงานพาร์ทไทม์ทุกๆ 6 เดือนไปจนถึงการจัดสรรคนทำงาน 50 ตำแหน่งในไตรมาสนี้

“การจ้างงาน” คือสิ่งที่ไม่รู้ผลลัพธ์ ระยะเวลา นั่นคือสิ่งที่ท่านกำลังรับผิดชอบ ท่านกำลังรับผิดชอบการหาคน หาทีมงาน และจ้างงาน

อะไรสักอย่าง ถ้าไม่สามารถกำหนดจุดสิ้นสุดหรือเปลี่ยนแปลงได้ นั่นคือสิ่งที่เรียกว่า พื้นที่ความรับผิดชอบ AREA

ดังนั้น ใน AREA หรือ พื้นที่ความรับผิดชอบ เราจึงต้องแบ่งออกเป็นสิ่งย่อย ๆ นั่นคือนำไปทำเป็นโปรเจ็กต์ขนาดพอเหมาะ มีจุดเริ่มต้น มีจุดสิ้นสุด ซึ่งเราจะตรวจสอบและวัดผลอย่างเป็นรูปธรรมได้ว่า นั่นคือจุดที่ทำ “เสร็จ”

  • รับสมัครแอดมินเพจ จำนวน ภายในวันที่—- 
  • รับสมัครโปรแกรมเมอร์ จำนวน – คน ทำงานที่ – 

พวกนี้กลายเป็นโปรเจ็กต์หรือโครงการทันที่ มีกำหนดสิ้นสุด มีสิ่งที่ต้องทำ เรียงลำดับเป็นขั้นตอน 

ไม่ว่าความรับผิดชอบของท่านจะกว้างแค่ไหน ท่านสามารถแบ่งความรับผิดชอบออกเป็นโครงการเล็กๆ ได้เสมอ ซึ่งสิ่งเหล่านี้นำกลับมาเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพและความสัมฤทธิ์ผลของท่านได้เสมอ

แต่ที่สำคัญที่สุด ระบบในอุดมคติจะเป็นระบบที่นำไปสู่ผลประโยชน์ที่จับต้องได้โดยตรงในอาชีพและชีวิตของท่าน มันจะต้องช่วยให้ท่านทำโครงการสำเร็จและบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย ไม่ใช่เป็นอุปสรรคขวางทาง