Blog

Notion เป็นแอปพลิเคชันหนึ่งที่ได้รับความนิยมมากในหมวดหมู่ Note-Taking หรือประเภทการบันทึกข้อความ และบล็อกนี้จะแนะนำให้รู้จักแอปพลิเคชันตัวนี้

DataRevol.com เชื่อว่า จะต้องมีคนที่มีปัญหาแบบเดียวกัน นั่นคือ มีแอปให้เลือกใช้เยอะไป แต่ไม่มีอะไรตรงใจ ต้องสลับการทำงานระหว่างแอปต่าง ๆ ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ทั้งการสื่อสารกับบุคคลในทีม การติดตามงาน กำหนดเวลา และช่องทางการสื่อสารระหว่างสมาชิกทีม

ซึ่งอันนี้ก็ต้องทำใจ เพราะมันไม่มีแอปพลิเคชันใดที่ครอบคลุมทุกอย่างจริง ๆ เราก็ต้องศึกษาข้อดีข้อด้อยเพื่อหาว่าอะไรที่เหมาะสมกับงานของเรามากที่สุด บางอย่างก็โดนจำกัดด้วยเรื่องงบประมาณ อย่างเช่นทุกวันนี้พยายามบอกว่า ไลน์ (line) มันไม่เหมาะสำหรับใช้ทำงานเป็นอย่างยิ่ง คือ แม้แต่ส่งไฟล์ก็ยังส่งผ่านไลน์!

แต่พอแนะนำให้ไปใช้แอปที่เหมาะสมกว่า คือ Slack ก็เจอปัญหาเรื่องงบประมาณ บริษัทไม่อยากจ่ายเงินเพิ่ม!

จ้า

…

Notion เป็นแอปพลิเคชันประเภทจดบันทึก ซึ่งมีแอปประเภทนี้มากมายในตลอด ไม่ว่าจะเป็น Evernote (ที DataRevol.com เพิ่งโบกมือบ๊ายบายไป) OneNote ของไมโครซอฟต์ Keep ของ Google, Note ของ Apple, Obedience, Anytype และอีกมากมายหลายหลากมาก

การเลือกใช้แอปจดบันทึกจะทำให้รู้สึกเหมือนก้าวเข้าสู่ตลาดที่มีสินค้าคล้าย ๆ กันวางอยู่หลายสิบแผง และแต่ละแผงมีเสน่ห์เฉพาะตัว หยิบอันนี้ก็อดเสียดายอันนั้นไม่ได้ (โดยส่วนตัวก็ใช้แอปที่คล้าย ๆ กันหลายแอ็ปซะด้วย อันนี้อยากจะจำกัดให้เหลือน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้)

จะสำรวจข้อดีและข้อด้อย เพื่อให้ท่านใช้พิจารณาเป็นข้อมูลว่าเหมาะกับท่านหรืองานที่ท่านเกี่ยวข้องหรือไม่

Notion ทำอะไรได้บ้าง?

Notion.so : เว็บไซต์ของ Notion ซึ่งท่านสมัครใช้งานได้ฟรี

ก่อนอื่น เรามาดูว่าเจ้าแอปนี้ใช้ทำอะไรได้บ้าง? ถ้าดูที่เว็บไซต์ทางการ เขาจะวางตำแหน่งของแอปนี้ว่า “all-in-one workspace for you and your team” พื้นที่ทำงานแบบเบ็ดเสร็จสำหรับตัวท่านและทีม

ว่ากันขนาดนั้น

เราจะใช้มันทำอะไร? จะว่าไปมันก็เหมือนกับแอปพลิเคลันประเภทจดบันทึกทั้งหลาย นั่นคือ

• เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ – to do list
• สร้างแผนงาน – road map
• สร้างฐานข้อมูล – databases
• สร้างบอร์ดคัมบัง  – Kanban
• สร้างแผนโครงการ – Project
• สร้างและจัดเก็บเอกสาร – Documents

ถ้าพูดเฉพาะการเอามาใช้งานส่วนบุคคล ไม่ว่าจะเป็นพวก to do list หรือการวางแผนว่าจะทำอะไร บันทึก ไอเดียต่าง ๆ ซึ่งอันนี้ก็อาจจะไม่ต่างจากแอปตัวอื่นมากนัก อ่านว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง ที่เว็บทางการ

แต่จุดเด่นก็คือ การสร้างฐานข้อมูล ซึ่งจะช่วยในการสร้างและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ ค้นหาง่าย จัดการง่าย ทำให้ เป็นเครื่องมือทรงพลังการจัดการโครงการ และการแบ่งปันความรู้ ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ฐานข้อมูล เทมเพลต ไปจนถึงการหยิบยืมเชื่อมต่อกับสิ่งอื่นภายนอกเช่น GitHub เป็นต้น

ทุกวันนี้ DataRevol.com ใช้ทำเป็นไกด์ไลน์สำหรับตอนทำ Work-Instruction คู่มือการทำงานทั้งหลายแหล่ รู้สึกว่าเป็นแอปที่เวิร์กมากสำหรับการทำงานด้านนี้

อันนี้โดยส่วนตัว (จริง ๆ) รู้สึกว่าแอปนี้เหมาะสำหรับใช้เพื่อการเรียนรู้ (ทั้งส่วนบุคคล หรือ องค์กร หน่วยงาน) ด้วย ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจดบันทึก การจัดการงาน และการแชร์เอกสาร ช่วยจัดระเบียบ ติดตามว่าทุกอย่างเป็นไปกำหนด หรือ ตามแผน การติดตามความก้าวหน้าทั้งของตัวเองและสมาชิกทีมคนอื่นได้

ข้อดี

ที่นี้เรามาพูดถึงมุมมองส่วนตัวในแง่ดีต่อแอปนี้กัน

เป็นกล่องเครื่องมือสารพัดประโยชน์ – โปรดมองว่านี่ไม่ใช่แค่ “เครื่องมือ” แต่เป็น “กล่องเครื่องมือ” ถ้าจะเปลี่ยนเทียบมันก็ไม่ใช่มีดทำครัวทั่วไป แต่มันคือ Swiss Army knife ที่มี “ของเล่น” ให้เลือกใช้งานตั้งแต่งานง่าย ๆ ไปจนถึงง่านที่ค่อนข้างซับซ้อน

เก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล – ด้วยข้อดีที่เป็นจุดเด่นอย่างมาก นั่นคือ การเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล (databases) ซึ่งไม่ใช่แค่เป็น ตาราง แต่เป็นฐานข้อมูลแบบ relation เอาไปเชื่อมต่อกับตารางอื่นได้ ทำให้เราปรับการใช้งานได้สะดวกและกว้างไกลกว่าเดิม เราปรับไปใช้เป็น kanban boards เรากำหนดวัน เวลา และใช้คุณลักษณะของปฏิทิน ช่วยให้เราตรวจสอบเรื่องของกำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น

ซึ่งด้วยคุณลักษณะเช่นนี้ทำให้เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ท่านจัดระเบียบข้อมูลได้ง่ายดายมาก

การทำงานร่วมกันหลายคน – ในกรณีที่ใช้กับเรื่องงาน หรือ ต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลกันหลายคน ไม่ว่าจะใช้งานส่วนตัวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีม ฟีเจอร์การแก้ไขและการแสดงความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ทำให้การทำงานเป็นทีมสะดวกมากขึ้น จะว่าไปก็เหมาะกับการใช้เพื่อระดมความคิดแลกเปลี่ยนไอเดียที่สุด ให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันในโครงการ แบ่งปันบันทึกย่อ และมอบหมายงานให้กันและกัน ช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลหรือการประชุมที่มีความยาว และด้วยมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เทมเพลตและฐานข้อมูลที่สามารถช่วยทีมประหยัดเวลาในการทำงานซ้ำ ๆ ได้

ข้อด้อย

พูดถึงข้อดี ก็ต้องมีข้อด้อย อันนี้เป็นความเห็นส่วนตัวอีกเช่นกัน

เริ่มต้นอาจจะงงงงอยู่สักหน่อย – ด้วยความที่มีฟีเจอร์เยอะ ถ้าเพิ่งเปิดใช้งานเป็นครั้งแรก อาจจะทำให้คนใช้งานงุนงงว่ามันต้องไปทำอะไรตรงไหน ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ต้องใช้เวลาเรียนรู้การใช้งานตามสมควร มีบล็อกและเทมเพลตหลายประเภทให้เลือกใช้งานจนบางทีก็ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน สิ่งนี้อาจทำให้การใช้แอปนี้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องท้าทาย สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งใช้งานครั้งแรก มันต้องใช้เวลาอยู่กับเครื่องมือต่าง ๆ สักพักใหญ่ ๆ

ไม่ใช่เครื่องมือสำหรับการติดตามงาน – หากทำงานในโครงการขนาดใหญ่ อาจไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามงาน แม้ว่าจะสร้างเป้าหมายและติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละส่วนได้ แต่แพลตฟอร์มนี้ไม่มีฟีเจอร์ในตัวที่ออกแบบมาอย่างชัดเจนเพื่อจุดประสงค์นี้ ซึ่งหมายความว่าอาจต้องใช้เครื่องมืออื่นควบคู่ไ เพื่อติดตามเป้าหมายสำหรับโครงการขนาดใหญ่อย่างมีประสิทธิภาพ (อันนี้ต้องยอมรับว่า Slack ทำได้ดีกว่า)

ข้อเสียอีกประการหนึ่งคือไม่มีเครื่องมือออกรายงานในตัว การจะเอาข้อมูลจากภายในมาทำรายงานและวิเคราะห์ข้อมูล ก็ต้องบอกว่า ทำได้แหละ แต่มันไม่ได้ง่ายอย่างที่อยากให้เป็น

และถ้าพูดถึงเรื่องการทำงานเป็นทีม กลับไม่มีฟีเจอร์ด้านการสื่อสารครอบคลุมอย่างที่ต้องการ แม้ว่าจะสามารถแสดงความคิดเห็นต่อสิ่งที่กระบวนการหรือว่าโครงการและใช้ @mentions เพื่อแจ้งสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการอัปเดตได้ แต่ไม่สามารถติดต่อสื่อสารได้โดยตรง อาจจะต้องใช้เครื่องมืออื่น เช่น ไมโครซอฟต์ทีม เข้ามาช่วยในการสื่อสารและประชุมงาน

ที่สำคัญ เหมาะสำหรับทำงานกับเวอร์ชั่นเดสก์ท็อป (หรือผ่านเว็บเบราเซอร์) เพราะ ฟีเจอร์บางอย่างไม่พร้อมให้ใช้งานในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซึ่งอาจจำกัดฟังก์ชันการทำงาน  สำหรับผู้ใช้งานที่ต้องพึ่งพาอุปกรณ์เคลื่อนที่เป็นหลัก แอปนี้คงไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนัก

สรุป

Notion เป็นผู้ช่วยอันทรงประสิทธิภาพ และอาจจะเป็นแอปที่ทำให้ท่านเสียเวลาโดนเบี่ยงเบนความสนใจไปจากงานที่ทำอยู่ คำตอบอยู่ที่ความต้องการและความชอบของท่าน หากท่านปรารถนาความยืดหยุ่น การทำงานร่วมกัน และพื้นที่สำหรับบันทึกในรูปแบบต่าง ๆ  สิ่งนี้อาจใช่สำหรับท่าน

อย่างไรก็ตาม อย่างลืมว่า ข้อเสียที่ไม่อาจมองข้ามได้ก็คือ แอปในอุปกรณ์เคลื่อนที่ไม่สามารถทำงานได้อย่างในเวอร์ชันเดสทอปต์ และ ต้องต่อเน็ตตลอดเวลา ไม่มีฟีเจอร์สำหรับการทำงานแบบออฟไลน์ในตอนนี้

โปรดจำไว้ว่า แอปจดบันทึกที่ดีที่สุดคือแอปที่ผสานรวมเข้ากับขั้นตอนการทำงานของท่านได้อย่างราบรื่น ช่วยเพิ่มขีดความสามารถมากกว่าจะทำให้มันยุ่งยาก ซึ่งทุกอย่างขึ้นอยู่กับตัวท่านเองล้วน ๆ ขอให้โชคดี และหาแอปพลิเคชันที่เหมาะใจกับการทำงานของท่านได้ในเร็ววัน