Pivot Table เป็นเครื่องมือใน Excel ที่หลายคนคุ้นเคยกันดี เพราะช่วยสรุปข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วมาก เช่นอยากรู้จำนวน ผลรวม ค่าเฉลี่ย ก็ใช้จัดการสรุปผลได้ง่ายเพียงแค่คลิกไม่กี่ที ไม่ต้องเขียนสูตรให้ยุ่งยาก
ก็เลยอยากจะนำเสนอเรื่องสร้างแบบง่าย ๆ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเรามีข้อมูลองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอยู่ 7,7XX แห่ง อยากรู้ว่าเป็น เทศบาลเมืองกี่แห่ง เทศบาลนครกี่แห่ง ฯลฯ แทนที่จะมานั่ง filter นับจำนวนของแต่ละประเภท เราใช้ Pivot Table สรุปข้อมูลต่าง ๆ ให้เราเลย
ตัวอย่างเช่น มีข้อมูลองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอยู่ 7,7XX แห่ง อยากรู้ว่าเป็น เทศบาลเมืองกี่แห่ง เทศบาลนครกี่แห่ง ฯลฯ แบบนี้จะทำอย่างไร?
Table!
จากตัวอย่าง เป็นตารางข้อมูลองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น มีข้อมูลแบ่งเป็น จังหวัด อำเภอ ประเภทอปท. และ ชื่ออปท.
Tips: โดยส่วนตัว…ช่วงหลังมักจะจัดข้อมูลเป็น Table เพราะถ้าเรากำหนดแบบนี้ไว้ ต่อไปเวลาเพิ่มจำนวนข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นแถวหรือคอลัมน์ ก็ไม่จำเป็นต้องมาแก้ไข Source Data
ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราไม่ได้กำหนด Table เมื่อเลือกพื้นที่สำหรับทำ Pivot จะขึ้นพื้นที่ เช่น Sheet1!$A$1: !$D$7777 แบบนี้เป็นต้น
Table เป็น Range แบบหนึ่งที่เรียกว่า Dynamic Range ซึ่งสามารถอัปเดตได้เองโดยไม่ต้องทำอะไรยุ่งยากมาก
วิธีการทำคือ เลือกข้อมูลทั้งหมด แล้วไปที่แท็บ Home คลิกเลือก Format as Table วิธีนี้จะตั้งชื่อเป็น Table1 2 3 4 ให้โดยอัตโนมัติ
หรืออีกวิธีหนึ่ง ไปที่แท็บ Insert แล้วกดปุ่ม Table ก็ได้เหมือนกัน
สามารถเปลี่ยนชื่อได้ ถ้าคลิกเซลใน Table จะมีแท็บ Table Design ปรากฏขึ้นมา เราสามารถแก้ไขชื่อหรือปรับแต่งรูปแบบต่าง ๆ ได้
หรือ แท็บ Formulas เลือก Name Manager แล้วกดที่ table ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ กด Edit เปลี่ยนชื่อตามที่สื่อแล้วเข้าใจง่าย
แทนที่จะมานั่ง filter นับจำนวน เราใช้เครื่องมือที่ทำมาเพื่อสรุปข้อมูลต่าง ๆ ให้เราเลยดีกว่า อยากรู้อะไรก็ถามได้ แบบเดียวกับการทำ Query
Pivot Table
วิธีเรียกใช้ ให้คลิกเลือกพื้นที่ข้อมูลที่ต้องการ (รวมทั้งหัวตารางด้วย อันนี้จะไม่เหมือนกับ Vlookup ที่ไม่เอาหัวตาราง) แต่ถ้าทำข้อมูลเป็น Data Table ก็จะสะดวกมาก คลิกที่จุดใดจุดหนึ่งไม่ต้องเลือก มันจะเลือกให้โดยอัตโนมัติ (อ่านเรื่องการอ้างอิงตำแหน่ง Cell ประกอบ)
ไปที่ ribbon Insert เลือก PivotTable คลิกแล้วเลือกหน่อยว่าจะสร้างเป็น Sheet ใหม่ หรือจะเลือกไว้ใน Sheet ที่มีอยู่แล้ว
คลิก Ok แล้วจะได้พื้นที่และเครื่องมือสำหรับทำ Pivot
อันนี้เราอยากรู้ว่า อปท. แต่ละประเภท มีจำนวนเท่าไหร่ ไปที่ PivotTable Fields ก็คลิกลาก ประเภทอปท. มาไว้ที่ Rows แล้วลาก รายชื่ออปท. มาไว้ที่ Values เลือกเป็น Count หรือนับจำนวน
เพียงเท่านี้ก็เสร็จแล้ว! สะดวกใช่มั้ยล่ะ? หรือจะลองลาก ประเภทอปท. มาวางที่ Column แทน ก็จะได้หน้าตาแบบนี้ (แต่สาระสำคัญยังเหมือนเดิม แค่เปลี่ยนหน้าตาเฉย ๆ) เพราะใจความสำคัญคือ “เราอยากรู้ว่าอปท.มีกี่ประเภท” ดังนั้นเราต้องเอา ประเภทของ อปท. เป็นตัวตั้ง (จะเอาไปที่ columns หรือ raws ก็ตามสะดวกแก่การทำงาน) แล้วเราจะนับจากอะไร? ตรงนี้เรานับชื่อ อปท. ก็เอาตัวชื่ออปท. มาไว้ที่ values
หรือถ้าเราต้องการรายละเอียดเพิ่มขึ้น เช่น อยากให้สรุปว่า จังหวัดนี้ มีอปท. กี่ประเภท อันนี้ก็ไม่ยาก แค่ลาก “จังหวัด” ลงมาไว้ที่ Raws Pivot Table ก็จัดการเปลี่ยนรูปแบบให้เราทันที
คำแนะนำ: ถ้าเรามีการเปลี่ยนแปลง Souce หรือตารางต้นทางที่จะมาใช้ทำ Pivot Table เราก็ควรกด Refresh เพื่อให้มันอัปเดตด้วยนะ อยู่ตรง ribbon PivotTable Analysis แล้วเลือก Refresh
PivotTable Fields นี้จะเห็นว่าไม่มีอะไรมากมาย แบ่งเป็นสองส่วนใหญ่ ๆ คือ ด้านบนจะมีช่อง field ที่จะบอกว่ามี field อะไรอยู่บ้าง (หรือคอลัมน์ทั้งหมดจาก source ที่เราเอามาใช้) ส่วนด้านล่างคือตัวจัดการกับข้อมูลที่เราเลือก ซึ่งเราแค่ลาก field ที่ต้องการมาไว้ที่ช่องด้านล่าง
ส่วนช่องด้านล่างจะมีสี่ส่วน คือ Filters อันนี้คือตัวกรองที่คุ้นเคยกัน raws และ columns คือรูปแบบการจัดกลุ่มเป็นแถวหรือคอลัมน์ และสุดท้ายคือ values คือการสรุปข้อมูลตามที่ต้องการ ซึ่งค่าตั้งต้นจะเป็น count (นับจำนวน) แต่เราเปลี่ยนด้วยการคลิกตรงสามเหลี่ยม เอาลงมาแล้วเลือก Value Field Setting คลิกตรงนี้จะเปลี่ยนได้ว่าจะให้เป็นอะไรเช่น ค่าเฉลี่ย ผลรวม ฯลฯ หรือแม้แต่ใส่สูตรคำนวณ
การเลือก Row หรือ Column เราจะใช้หลาย field ก็ได้ สมมติจากตัวอย่างข้างต้น เราต้องการแยกย่อยไปอีกว่าแต่ละจังหวัด มีอำเภออะไรบ้าง ในแต่ละอำเภอ มีอปท.แต่ละประเภทกี่แห่ง เราก็ลาก “จังหวัด” ไปที่ Rows และลาก “อำเภอ” ไปใต้จังหวัด
ลองเล่นกับการลาก field ไปไว้ในที่ต่าง ๆ เช่น ประเภทอปท. ไว้เหนือจังหวัด ก็จะได้รายงานอีกแบบหนึ่ง พอดีตัวอย่างนี้ไม่ได้มีเรื่องของตัวเลขที่จะเอาม Sum กันได้ (แล้วจะมาเขียนถึงอึกครั้งหนึ่งในเรื่องการคำนวณที่ซับซ้อนกว่านี้ใน Pivot Table)
แต่การนำเสนอที่น่าสนใจอีกอย่างคือการนำเสนอเป็นรูปแบบ Chart ซึ่งทำได้ง่ายได้ เพียงแค่กด insert Pivot Chart (อยู่ใน PivotTable Analysis -> Pivot Chart กดแล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการได้เลย
คำแนะนำ ลองคลิกขวาที่พื้นที่ทำงานแล้วเลือก PivotTable Option ลองไปที่ tab DATA แล้วเลือก Refresh Data when open the file เพื่อให้มีการ refresh ข้อมูลทุกครั้งที่เปิดไฟล์ กับอีกที่คือ Retain Items ควรเลือกเป็น None อันนี้เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Source Data อาจทำให้ drop down list ยังมีข้อมูลเก่าที่ไม่มีอยู่แล้วใน source data ค้างอยู่ในตัวเลือก ถ้าเลือก Retain Items เป็น None ก็จะช่วยได้
อ้างอิง
วิธีสร้าง Pivot Table เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล ในเว็บของไมโครซอฟต์