Flash Fill

Flash Fill เป็นสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างหนึ่งของ Excel ที่ช่วยย่นระยะเวลาทำงานได้อย่างไม่น่าเชื่อเหมือนกัน ตอนแรกคิดว่าคงไม่ค่อยได้ใช้เท่าไหร่ ที่ไหนได้ กลายเป็นสิ่งที่ใช้งานบ่อยตามสมควร ความจริงมันมีมาตั้งนานแล้ว (ตั้งแต่ Excel 2013) แต่ต้องสารภาพตรงไปตรงมาว่าเพิ่งใช้เมื่อสักปีที่ผ่านมานี่เอง

ว่าด้วยเรื่อง Fill

เชื่อว่า ทุกท่านที่เคยใช้ Excel ล้วนแล้วแต่เคยใช้ fill กันมาแล้วทั้งสิ้น อย่างเช่น เราใส่เลข 1 ที่ cell A2 เราเอาเมาส์ไปวางตรงมุมขวาล่าง ให้เมาส์กลายเป็นรูปกากบาก (หรือเครื่องหมาย +) จากนั้นคลิกซ้ายค้างไว้ จะลากลง ขึ้น ซ้าย ขวา ก็จะเป็นการ copy ข้อมูลจาก cell นั้น ไปยัง Cell ต่าง ๆ ตามที่ลาก แต่ในกรณีที่เป็น series หรือว่ามีการเรียงลำดับอย่างมีรูปแบบ มันก็จะเรียงลำดับไปเลย อย่างวันที่ 16 มิถุนายน 2564 จับลากก็จะได้ 17 มิถุนา 18 มิถุนา 19 มิถุนา 20 มิถุนา ไปเรื่อย ๆ

Flash Fill ทำได้มากกว่า

สิ่งที่เพิ่มเติมเข้ามาคือ การ “คัดลอกอย่างมีรูปแบบ” จะเติมข้อมูลให้อัตโนมัติเมื่อมีรูปแบบ จะใช้เพื่อแยกคอลัมน์ หรือ รวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์ให้มารวมอยู่ในคอลัมน์เดียวก็ได้

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าใครจำได้ เคยเขียนบล็อกเรื่องแยกตัวเลขจากตัวอักษร สมมติเช่น เรามีคอลัมน์ของข้อมูลเขตและรหัสไปรษณีย์ แต่เราจะแยก ชื่อเขต กับ รหัสไปรษณีย์ ไปอยู่คนละคอลัมน์ เราก็ต้องเขียนสูตร – ในกรณีนี้คือเขียนแยกตัวเลขกับตัวอักษรออกจากกัน หลังจากทำเสร็จแล้ว ถ้าจะนำไปใช้ต่อ ก็ต้องแปลงจาก formula ให้เป็น value เสียก่อน

เราแค่สอนให้มันรู้ว่าเราต้องการอะไร อย่างตัวอย่างนี้ ถ้าพิมพ์ Cell B1 ว่า จตุจักร พิมพ์ Cell B2 ว่า จอมทอง พอเรากดจะพิมพ์ B3 ว่า ดอนเมือง พิมพ์ไม่ทันไร จะมีชุดข้อความเป็นซีรีย์สีเทา ขึ้นมาเป็นตัวอย่าง เราเคาะ enter ทุกอย่างก็จะมาเติมเต็มให้โดยอัตโนมัติ เสร็จแล้ว สิ่งที่ได้ก็มาก็ไม่ใช่ formula ไม่ต้องแปลงกลับไปกลับมา

Excel มันฉลาดขนาดนั้น!

หรือ เราจะให้มันจัดการให้เลย คอลัมน์หนึ่ง พิมพ์ว่า จตุจักร แล้วเราไปที่ Data > Flash Fill เท่านี้เอง อีกคอลัมน์พิมพ์ว่า 10900  แล้วก็ทำเหมือนเดิม

Tip: shortcut คือ Ctrl + E

หรือ แทนที่เราจะแยกออกเป็น 2 คอลัมน์ เราอยากให้มี – (ขีดกลาง) คั่นระหว่าง ชื่อเขต กับ รหัสไปรษณีย์ เราก็แค่พิมพ์ จตุจักร-10900 เราก็แค่ “สอน” ด้วยการพิมพ์ที่ Cell ข้าง ๆ แล้วไปที่ Data > Flash Fill เท่านี้เอง

Flash Fill

Warning อย่าลืม สิ่งที่เราได้จะเป็น value ไม่ใช่ formula ดังนั้น ถ้า cell ข้างหน้ามีการเปลี่ยนแปลง ตรงนี้จะไม่เปลี่ยนตามไปด้วย

อ้างอิง บทเรียนจากเว็บไมโครซอฟต์

ความคิดเห็นของคุณ :)

%d bloggers like this: