เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน ใน excel

เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน เป็นอีกทริกหนึ่งใน excel ที่อยากนำเสนอให้ลองใช้กัน เพราะเห็นคนตั้งคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้อยู่เนือง ๆ

เดิมที excel ออกแบบมาเพื่อทำงานด้านการคำนวณ ซึ่ง ถ้าคิดถึงเจตนาเดิมแล้ เวลาทำข้อมูลควรจัดการข้อมูลให้ครบทุกช่องโดยไม่ merge หรือปล่อยว่างไว้ (ถ้านึกไม่ออกขอให้นึกถึง table ของ Access อันนั้นเพื่อการใช้งานด้านทำฐานข้อมูลโดยตรง)

แต่ปัจจุบันนี้ เราจะเห็นว่ามีคนนำเอา excel มาประยุกต์ใช้กับงานอื่นบ่อย ๆ อย่างเช่น database ออกใบเสร็จ ฯ หรือแม้แต่การจัดทำรายงาน ซึ่งทำให้เกิดอปัญหาบ่อย ๆ ว่า ต้องการพิมพ์รายงานให้สวยงาม ก็เลยมีการจัดหน้าเช่น merge หรือ ปล่อยช่องว่างไว้ ซึ่งเวลานำมาเข้าสูตรคำนวณเวลาใช้งานจริงมีปัญหา

ด้วยเหตุนี้ เวลาที่มีคนจะทำอะไรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลง่าย ๆ ไม่ต้องคำนวณมาก มักจะแนะนำให้ทำใน Access เพราะสามารถคง table เดิมเอาไว้ได้ ไม่ต้องไปแตะต้องอะไร

สำหรับบางท่าน ที่ใช้ excel ทำรายงานแทน word ในส่วนที่เกี่ยวกับตาราง ก็ไม่ผิดนะ แล้วแต่จะใช้ แต่ที่พบปัญหาคือ เมื่อทำเรียบร้อยสวยงามอย่างที่ใจอยากแล้ว เกิดต้องเอาข้อมูลนั้นกลับมาทำใหม่ เช่น เกิดมีข้อมูลเปลี่ยนแปลงต้องคำนวณสรุปใหม่ หรือใช้ข้อมูลนั้นไปทำชาร์ตใหม่ ทำกราฟใหม่ แต่ข้อมูลที่ควรจะมีโดนลบ หรือโดน merge ไปเรียบร้อยแล้ว ทำให้คำนวณไม่ได้

อย่างเช่นตัวอย่าง

เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

เวลาพิมพ์ออกมา มันจะดูสวยดี แต่สมมติว่าเราอยากใช้ pivot table เพื่อเช็คว่าแต่ละระวางมีกี่หน่วย หรือจะคำนวณย่อยภายใน หรืออื่น ๆ เราจะทำอย่างไร ในเมื่อมันมีที่ว่างอยู่จะเอาไปคำนวณไม่ได้อย่างที่ควรจะเป็น

ถ้าเจออะไรแบบนี้ ก็ต้องล้างรูปแบบ แล้วเติมข้อมูลในเซลล์ว่างให้ครบ โดยใช้ข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่ด้านบนเป็นตัวตั้ง แต่ถ้าต้องมานั่ง Copy & Paste กันทีละข้อมูล มันคงน่าเบื่อ เราต้องใช้วิธี ค้นหาช่องว่าง แล้ว เติมช่องว่างด้วยข้อมูลจะเซลที่อยู่ด้านบน

เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

วิธี เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

  1. เลือกช่วงที่มีเซลล์ว่างที่ต้องการแก้ไข
  2. เข้าแท็บ HOME ไปที่เมนู Find and Serch เลือก Go to Special หรือใช้ คีย์บอร์ดช็อตคัต กดปุ่ม F5 หรือ Ctrl+G แล้วเลือก special
  3. คลิกที่ Blanks แล้วคลิก OK
  4. คีย์ = B5 (ตามตำแหน่งเซลล์ด้านบน หรือกดแป้น = แล้วกดแป้นลูกศรขึ้น ↑ ก็ได้
  5. กด CTRL+ENTER
  6. เสร็จแล้วแหละ แค่นี้เอง
เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

Tip: แล้วถ้าต้องการเอาที่คำนวณเสร็จแล้วไปพิมพ์ต่อ ก็ต้องวุ่นวายลบอีกใช่มั้ย จะได้สวยงาม? ไม่เลย มันมีทริกอยู่นิดนึงว่า พอถึงขั้นตอนที่ 5 แล้ว ให้ไปที่เมนูเลือกสีตัวอักษร ทำตัวอักษรให้เป็นสีขาวเสีย เพียงเท่านี้ เวลาพิมพ์ออกมาหรือมองด้วยสายตาก็จะไม่เห็นข้อความเหล่านั้น มันก็จะดูสวยงามอย่างที่เป็น ในขณะที่ยังเอาข้อมูลไปใช้คำนวณได้เหมือนเดิม

เสร็จแล้ว วิธี เติมเซลล์ว่างด้วยข้อมูลจากเซลล์ด้านบน

อนึ่ง เรื่องนี้อาจจะต้องทำความเข้าใจเรื่อง การอ้างอิงเซลล์ พอสมควร

อย่าลืมว่าตอนนี้ ค่าของมันจะเป็นการอ้างอิงตำแหน่งก่อนหน้า หรือเป็นสูตรฟังก์ชันอยู่ ดังนั้นอย่าลืม copy แล้ว patse เป็น value เพื่อเอาไปใช้งานต่อไป โดยเลือกช่วงทั้งหมดที่ต้องการ กด copy หรือ Ctrl +C แล้วกด paste special หรือ Ctrl + Alt + V เลือกเป็นวาง Value กด OK

เพียงเท่านี้เอง

รับชมวิดีโอได้จ้ะ

Function Go To

มาทำความเข้าใจฟังก์ชัน Go to กันสักเล็กน้อย

Go to มีความหมายตรงตัวคือ ไปที่… เรียกใช้งานได้จากการกดปุ่ม F5 หรือจะกด Ctrl+G ก็ได้

พอหน้าตาเล็ก ๆ โผล่มา เราก็เลือกได้เลยว่าจะให้ไปที่ไหน จะเป็น Cell reference หรือชื่อที่เราได้ตั้ง Defined Name ไว้ก่อนแล้วก็ย่อมได้ แต่ในกรณีนี้เราเลือก Special ซึ่งจะมีให้เลือกมากมาย คือ

Notes เลือกเซลล์ที่มี Notes คือเซลล์ไหนที่เราไปเติม Note เอาไว้จะโดนเลือก

Comments เลือกเซลล์ที่มี Comment (ความแตกต่างของ Note กับ Comment คือ Comment จะมีผู้ใช้งานเขียนได้หลายคน แสดงความคิดเห็นร่วมกัน ถ้าเป็นเวอร์ชันเก่า ๆ Comment จะมีเพียงแค่คนเดียว แต่ตอนนี้แสดงความเห็นได้หลายคนแล้ว ถ้าเป็นความเห็นเพียงฝ่ายเดียวล้วน ๆ จะกลายเป็น Note แทน

Constant เลือกเซลล์ที่เป็นค่าคงที่ ไม่ใช่สูตรหรือฟังก์ชัน

Formula เลือกเซลล์ที่เป็นสูตรหรือฟังก์ชัน

** ทั้ง Constant และ Formula สามารถเลือก format เฉพาะเจาะจงได้อีก เช่นจะเลือกที่เป็น  Number, Text, Logical, Error

Blank เลือกเซลล์ที่ว่างเปล่า ซึ่งก็เป็นตามตัวอย่างที่เราเขียนถึงกันในตอนต้นบทความนี้ และอันนี้ต้องระวังนิดนึง เพราะเคยมีเคสว่า เลือก go to blank แล้ว ยังมีเซลล์ที่ว่างเปล่าไม่โดนเลือก ซึ่งหาสาเหตุกันอยู่นานกว่าจะตระหนักว่า มันไม่ใช่เซลล์ว่างเปล่าจริง ๆ แต่เป็นเซลล์ที่โดนเติมค่าเป็น “  “ ผลก็เลยไม่โดนเลือกเพราะมันถือว่าไม่ใช่เซลล์ว่าง

Current Region เลือก Range ทั้งหมด มีค่าเท่ากับการกด Ctrl+A

Current Array เลือกพื้นที่ทั้งหมดของสูตร Array แบบหลายเซลล์ที่เขียนไว้

Objects เลือกวัตถุ image shape icon graph ที่แทรกเข้าไป

Row Differences เลือกค่าที่ไม่เหมือนเซลล์แรกในแถวเดียวกัน อันนี้เวลาใช้บางทีก็ไม่ได้อย่างใจ เพราะ excel จะมองว่า Constant (ค่าที่พิมพ์ใส่) กับ Formula (ค่าจากการคำนวณ) เป็นคนละค่ากัน แม้ว่าตาเราจะมองเห็นเหมือนกัน เช่น เราเห็นในเซลล์เป็นเลข 10 แต่ในช่องหนึ่งอาจจะเกิดจากการพิมพ์ 10 ใส่เข้าไป ในขณะที่อีกเซลล์หนึ่งเกิดจากสูตรเช่น =4+6

Column Differences คล้าย ๆ Row Differences แต่เปลี่ยนจากแถวเป็นคอลัมน์

Precedents เลือกเซลล์ที่เป็น Input ของสูตรที่ต้องการ

Dependents เลือกเซลล์ที่เป็นผลจากสูตรที่ต้องการ

Last Cells เลือกเซลล์สุดท้ายที่ใช้งานใน Sheet นั้น

Visible Cell Only เลือกเซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น ไม่เอาที่ซ่อนหรือ Filter อยู่

Conditional Formats เลือกเซลล์ที่ใส่ Conditional Formats เอาไว้

Data Validation เลือกเซลล์ที่กำหนด Data Validation เอาไว้

พวกนี้อ่านรายละเอียดได้จาก เว็บไซต์ของไมโครซอฟต์

อันนี้บอกตรง ๆ ว่าปรกติก็ไม่ค่อยได้ใช้ฟังก์ชัน Goto นี้เท่าไหร่ แต่ในบางเวลาที่ต้องการใช้มันมีประโยชน์อย่างไม่น่าเชื่อเหมือนกัน เหมือนครั้งหนึ่งเขียนสูตรเป็น Array แล้วงงเอง ไม่รู้ว่าขอบเขต Array มันอยู่ตรงไหน ใช้ Current Array ก็ระบุตำแหน่งขอบเขตได้สะดวกดี

ความคิดเห็นของคุณ :)

%d bloggers like this: