Excel 101: Excel Workspace

เขียนเรื่อง Excel Workspace เพราะเห็นว่า Excel เป็นเรื่องพื้นฐานอย่างหนึ่งในการทำงานในสำนักงาน แต่บางคนหัดด้วยตัวเอง ลองผิดลองถูก (เช่น ข้าพเจ้า เป็นต้น) เนื้อหาที่ไมโครซอฟต์ทำออกมาแนะนำส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งบางคนเห็นแล้วก็ขี้เกียจอ่าน จึงเกิดความคิดว่า ถ้าหากจะเขียนแนะนำเรื่องพื้นฐานของ Excel น่าจะเป็นผลดีต่อตัวเองด้วย ใช้ทบทวนเนื้อหาที่ต้องใช้เป็นประจำ แต่ก่อนจะไปถึงการใช้งาน ต้องมาปูพื้นฐานก่อนว่า แต่ละส่วน เรียกว่าอะไร

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์หรือแอปหนึ่งในชุด Microsoft Office มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อใช้สำหรับการเรียงลำดับ คัดกรอง คำนวณ วิเคราะห์ และ สรุปข้อมูล ในรูปแบบตารางคำนวณ (Spreadsheet) เชื่อว่าเป็นซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงานทั่วไป บางแห่งอาจใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันเช่น LibreOffice Calc และ Google Sheet ซึ่งเป็นฟรีแวร์ หรือ Numbers ของทางฝั่ง Mac แต่หลักพื้นฐานแล้วมีหลักการเดียวกัน

เอ็กเซลใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการคำนวณ ซึ่งแตกแขนงไปได้หลายอย่าง จะทำเป็นอินวอยซ์ (ใบเสนอราคา) บัญชีรับจ่าย บริหารงานโครงการสรุปข้อมูลให้เป็นรูปแบบกราฟเพื่อวิเคราะห์ ติดตามผล หรือแม้กระทั่งนำไปใช้เป็นฐานข้อมูลแทน Access ก็ได้เหมือนกัน

หน้าตาของ Excel

เมื่อเราเปิด Workbook หรือ Worksheet ขึ้นมา โดยทั่วไป หากไม่ได้ปรับแต่ง option เป็นอย่างอื่น ก็จะเข้ามาสู่หน้า Start Screen ก่อนเลย

ทั้งหมดที่เห็นตรงหน้านี้ เรียกว่า Start Screen ซึ่งจะเปิดหน้า Home ให้โดยอัตโนมัติ (ดูจากแท็บเมนูด้านซ้ายมือที่กำลัง Active) ซึ่งในหน้า Home นี้จะเป็นส่วนผสมระหว่างเมนู New (คือสร้าง workbook ใหม่) กับ Open (คือ เปิด Workbooks ที่มีอยู่แล้ว)

Start Screen

Excel Workspace - Start Screen
Start Screen

มาดูที่ New จะเห็น Blank Workbook หรือ เวิร์กบุ๊กเปล่าอยู่ด้านซ้ายมือสุด ตามด้วยเทมเพลตต่าง ๆ ซึ่งเราจะกด More Template เพื่อกดดูเพิ่มเติมก็ได้

More Template

เมื่อเข้าหน้า More Template ตรงนี้จะเห็นว่ามีทั้งส่วนที่เป็นไฟล์แนะนำการใช้งานของไมโครซอฟต์ให้ดูด้วย  รวมถึงบรรดาเทมเพลตหรือแม่แบบการทำงานประเภทต่าง ๆ ทั้งปฏิทิน บัญชี หรืออื่น ๆ อีกมากมาย ถ้าไม่รู้ว่าจะเลือกอันไหนดี ใช้ช่องค้นหาให้เป็นประโยชน์

จะเห็นช่อง Search ให้เห็นเด่นอยู่ตรงกลาง ใช้สำหรับค้นหาแม่แบบหรือเทมเพลตออนไลน์ ด้านล่างลงมาหน่อยก็จะเป็นหมวดหมู่ของแม่แบบต่าง ๆ จะเลือกดูจากตรงนี้ก็ได้

More Template

สมมติ จะหาพวก Log ต่าง ๆ ก็พิมพ์ log แล้วกดตรงแว่นขยายนี่ พวกแม่แบบที่เกี่ยวข้องก็จะโผล่ขึ้นมา หากท่านสนใจจะทำงานจากเทมเพลตที่มีไว้แล้วก็มาเลือกหากันที่นี่

กลับมาที่หน้า Home

ตรงด้านล่างนี่ แท็บแรกจะเป็น Recent หรือไฟล์ล่าสุด ปกติ workbook ที่เราทำไว้ล่าสุดจะมาปรากฏอยู่ตรงนี้ แต่อันไหนที่เรากำลังทำงานหรือสนใจเป็นพิเศษ เราสามารถปักพินเอาไว้ได้ โดยไปที่ชื่อ workbook ที่เราต้องการแล้วคลิกขวาเลือก pin to list หรือจะเอาเมาส์มาที่ชื่อไฟล์ แล้วดูตรงด้านขวาจะมีสัญลักษณ์หมุดขึ้นมาก็กดหมุดเป็นการปักหมุด

ต่อไป เราคลิกมาที่แท็บ Pinned ก็จะพบกับไฟล์ที่เราปักหมุดเอาไว้ ถ้าเราไม่อยากปักไว้ คลิกขวาเลือก unpin หรือจะไปที่ชื่อ แล้วกดเอาหมุดออก

หรือกรณีที่มีไฟล์มาก ๆ เราขี้เกียจเลื่อนดู หรือหาไม่เจอ ใช้ช่อง Search ให้เป็นประโยชน์ พิมพ์ชื่อที่พอจะนึกออก ก็จะมีรายชื่อไฟล์ที่เคยทำขึ้นมา

ส่วนอีกแท็บหนึ่ง Share with me ถ้าเป็นการทำงานแบบออนไลน์ ใครแชร์ไฟล์มาให้เรา ก็จะอยู่ตรงนี้

เราลองกด blank workbook ขึ้นมา เพื่อดูหน้าตาพื้นที่ทำงาน หรือ workspace

ตัวอย่างการใช้งาน Option

โปรดดูที่แท็บเมนูด้านซ้ายมือ ลงมาด้านล่าง ท่านจะเห็น Account สำหรับการจัดการบัญชีผู้ใช้งานต่าง ๆ Feedback สำหรับส่งความคิดเห็นกลับไปยังไมโครซอฟต์ และ Option ซึ่งเราสามารถตั้งค่าปรับแต่งการใช้งาน Excel ได้จากตรงนี้

อย่างเช่น ถ้าหากว่า ท่านไม่อยากเปิดมาเจอหน้า Home นี้ อยากให้เปิด Excel ขึ้นมา แล้วไปที่ Blank Workbook หรือ Workbook เปล่าเลย เรากำหนดค่าได้ที่ Option

  • เลือก General
  • เลื่อนลงมาที่ Start up options
  • เอาเครื่องหมายถูกตรง Show the Start screen when this application starts ออก
  • คลิก OK ปิด
Excel Workspace: Option
Option

เปิด Excel ครั้งต่อไป จะไม่เจอหน้า Start Screen แล้ว จะไปหน้า เวิร์กบุ๊กเปล่า เลย

หรือถ้าใคร ทำโปรเจ็กต์หนึ่งเป็นพิเศษ ก็อาจจะสร้างโฟลเดอร์สำหรับโปรเจ็กต์นั้น แล้วให้ Excel เปิดไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นขึ้นมาเลย ก็ทำได้ ให้ไปที่

  • หน้าต่าง Options เลือก Advanced
  • แท็บ General ดูที่ At Startup, open all files in ใส่พาร์ธไฟล์เดอร์ที่ต้องการที่นี่

อย่างเช่น จะใส่ที่ โฟลเดอร์ Temp ในไดร์ฟ D ก็จะพิมพ์ D:\Temp ไปตรงนี้ 

Excel Workspace: Open All Files In
Option: Open All Files in

ปิดแล้วเปิดขึ้นมาใหม่ ก็จะเปิดไฟล์ในนี้เลย

คำเตือน อย่าลืมว่านี่จะเป็นการเปิดไฟล์ excel ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์นะ ถ้าโฟลเดอร์ที่ระบุมีหลายไฟล์ เช่นเป็น 100 ไฟล์ จะเปิดทั้งหมด คงไม่เหมาะกับการทำงานแน่ ๆ

อ่านเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ของไมโครซอฟต์นะจ๊ะ

เราสามารถกำหนดจำนวนไฟล์ล่าสุดที่จะแสดงได้

  • Options > Advanced
  • หัวข้อ DIsplay ดูที่ Show This Number of Recent files ใส่ตัวเลขที่เราต้องการไป
Number of Recent Files

ชื่อเรียกส่วนต่าง ๆ

Workbooks

Workbooks – เวิร์กบุ๊ก ถ้าเป็นภาษาไทย จะใช้คำว่า “สมุดงาน” เป็นชื่อเรียกเอกสารเอ็กเซล ซึ่งจะมีนามสกุลเป็น .xlsx หรือ เวอร์ชันเก่า จะเป็น .xls (อ่านรายละเอียดที่ ไฟล์ Excel)

Worksheets

Worksheets – เวิร์กชีต หรือ เรียกสั้น ๆ ว่า “ชีต” ภาษาไทยใช้คำว่า “แผ่นงาน” คือ พื้นที่ใช้ดำเนินการต่าง ๆ ปกติเวลาเราเปิด เวิร์กบุ๊ก ขึ้นมา เอ็กเซลจะให้ ชีต มา 3 ชีต ตั้งชื่อเป็น sheet1 sheet2 sheet3 ซึ่งตรงนี้เปลี่ยนจำนวนค่าตั้งต้นได้ใน Options > Generals ดูในส่วน When Create New Workbooks จะมีตัวเลือก include this many sheets: จะใส่เลขอะไรก็ตามใจว่าตั้งต้นเปิดกี่ชีต และสามารถสร้างชีตจำนวนมากได้ ข้อจำกัดอยู่ที่ memory ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ทำงาน

ใน Excel Workspace นี้ เราจะพูดถึงเรื่องสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ใน Worksheets นี่แหละ

Tip: แนะนำให้แบ่งทำงานใน เวิร์กชีต ย่อย ๆ หลายชีต ดีกว่าจะรวมทุกอย่างในเวิร์กชีตขนาดใหญ่เพียงอันเดียว เพราะเวลาคำนวณจะเร็วกว่า และ จัดการข้อมูลง่ายกว่า

Tip: คลิกขวาที่ชื่อชีต จะเห็นคำสั่งที่น่าสนใจหลายอย่าง (นอกเหนือจาก rename 😊 นั่นคือ ตั้งค่าสีของ tap ตรงนี้จะช่วยให้เห็นง่าย กับ protect sheet ที่จะช่วยป้องกันไม่ให้ใครมายุ่งกับชีต

Excel Workspace

หน้าตาของ Excel Workspace

เมื่อเราเปิด worksheets ขึ้นมา สิ่งที่เราเห็นก็คือ Excel Workspace ที่เป็นเนื้อหาหลักของบล็อกนี้ ประกอบด้วย

Quick Access Toolbar

รวมเมนูที่ใช้บ่อย จะอยู่ มุมบน ซ้ายมือสุด และจะอยู่บริเวณนี้ตลอดเวลา ไม่ว่าเราจะคลิกไปแท็บไหนหรือกำลังทำงานอะไรอยู่ เครื่องมือที่เราคิดว่าจะใช้บ่อย ๆ จำเป็นจริง ๆ ก็เอาไว้ตรงนี้ได้  ซึ่งเราปรับแต่งเมนูเครื่องมือในตำแหน่งนี้ได้ คลิกลูกศรชี้ลงมานี้ จะเห็นเมนูที่ excel เลือกมาให้เบื้องต้นแล้ว อย่างเช่น Undo Redo ติ๊กถูกเพื่อเลือก หรือจะ เอาติ๊กถูกออกก็ได้สามารถปรับแต่งเมนูตามต้องการได้

หากต้องการคำสั่งอื่น ๆ ให้เลือกที่ More Command หรืออีกวิธีหนึ่งก็คือ ไปที่ File > Option > Quick Access Toolbar ก็ได้เช่นกัน

เมื่อเข้ามาแล้วก็เลือกเลยว่า จะเอาอะไรใส่ไว้ตรงนี้บ้าง ด้านบนจะมีหมวดหมู่ให้เลือก อย่างเช่น ไปดู มาโคร ว่ามีอะไรน่าสนใจบ้าง หรือ จะไปที่แท็บอื่น ๆ อยากได้เมนูไหนก็คลิกเลือก แล้วคลิก Add มันก็จะไปอยู่ขวามือ ซึ่งดูตรงข้างบนนี้นิดนึง จะมีว่า For All Documents คือจะให้มีตลอดไป หรือ for book 1 คือตรงนี้ถ้าตั้งชื่อเวิร์กบุ๊กไว้จะเป็นชื่อเวิร์กบุ๊กนั้นนะ อันนี้ไม่ได้ตั้งชื่อเลยเป็นค่ามาตรฐานคือ book 1 เลือกให้ได้อย่างที่ใจต้องการแล้วก็กด OK เลย

Title Bar

ที่อยู่ข้าง ๆ Quick Access Toolbar ก็คือ Title bar จะแสดงชื่อไฟล์ หรือ workbooks ที่เรากำลังทำงานอยู่ ตรงนี้มีประโยชน์เวลาที่เราทำงานหลายเวิร์กบุ๊กพร้อมกัน เหลือบตามองชื่อไฟล์ตรงนี้สักหน่อย จะได้รู้ว่าตัวเองกำลังทำงานในเวิร์กบุ๊กไหนอยู่

Search

ขยับมาอีกนิด ช่อง Search ตรงนี้ไม่ได้ใช้ค้นหาอย่างเดียว เวลาหาคำสั่งหรือฟังก์ชันอะไรไม่เจอ พิมพ์ไปตรงนี้ก็จะขึ้นมาให้ด้วย กลายเป็นช่องที่มีประโยชน์มากเวลาใครถามว่าเครื่องมืออะไรอยู่ตรงไหน คลิกตรงไหน จะแนะนำให้ใส่ตรงช่องค้นหานี้เลย ง่ายดี อย่างเช่น จะค้นหา xlookup ก็จะขึ้นมาแบบนี้ reference คลิกต่อไปก็จะเห็นกลุ่มฟังก์ชันต่าง ๆ ลองกด xlookup ขึ้นมา จะเป็นหน้าต่างช่วยสร้างสูตร

Account Name

Account Name แสดงชื่อผู้ลงทะเบียนใช้งาน Microsoff 365 จะมีลิงก์เพื่อแก้ไขข้อมูลส่วนตัวใน Account ด้วย (Excel นี้เป็นเวอร์ชัน Microsoft 365) จะมีรูปเพชรอยู่ข้าง ๆ คลิกเพื่อแสดงคำแนะนำหรือทริกต่าง ๆ และสำหรับสัญลักษณ์หรือ icon รูปโทรโข่งข้าง ๆ นี่จะมีไว้บอกว่า ฟีเจอร์หรือคุณสมบัติใหม่ ๆ ที่จะตามมาในเร็ววันนี้จะมีอะไรบ้าง

Ribbon Display Options

Ribbon Display Options จะเป็นการเลือกแสดง Ribbon เช่น Auto-Hide Ribbon ซ่อนอัตโนมัติ Show Tab แสดงเฉพาะ Tab หรือ Show Tab and Command แสดงทั้ง Tab และ กลุ่มคำสั่ง ตรงนี้แล้วแต่เลือก อย่างที่เห็นหน้าจอนี้ ผมจะเลือกเป็น Show Tab เพราะสะดวกกับตัวเองเวลาทำงาน มากกว่าการแสดงทั้ง แท็บและ command

Ribbon

Ribbon ก็คือบริเวณที่อยู่ด้านบนนี้ทั้งหมด แบ่งเป็นสองส่วนคือ Tabs กับ Command

Tabs คือหมวดหมู่ หรือ กลุ่มหลัก อย่างเช่น Insert Page Layout อะไรพวกนี้

Command จะเป็นกลุ่มคำสั่งที่อยู่รวมกันใน tabs

เราเลือกได้ว่า จะให้แสดง Ribbon แบบไหน ด้วยเมนู Ribbon Display Options

Namebox

ด้านล่างใต้ Ribbon ก็คือ Name Box ใช้ดูว่ากำลังทำงานกับ Cell ไหน หรือจะไป Cell ไหนก็พิมพ์ลงไปได้ รวมทั้งใช้ตอนเลือก Cell ได้ด้วย แสดง Name Range ก็ได้ เดี๋ยวจะมาพูดถึงอีกครั้ง

Formular Bar

ด้านข้าง Name Box ก็คือ Function แสดงค่าใน Cell หรือใส่สูตรต่าง ๆ (กด Fx เพื่อใช้แบบโต้ตอบเพื่อสร้างสูตร) สำหรับ Cell ที่เก็บข้อมูลประเภท Number หรือตัวเลข เพราะบางทีเราตั้งค่า format ของ cell เอาไว้ เช่นกำหนดให้ไม่มีทศนิยม แต่ค่าที่แท้จริงมีทศนิยม (ซึ่งเป็นปัญหาว่า เอ๊ะ ทำไมคำนวณไม่ตรง) เราคลิกมาดูที่ cell นี้ตรงช่อง function จะแสดงค่าที่แท้จริงออกมาเสมอ

Cell

Cell คือตำแหน่งอ้างอิงใน Excel อันนี้ตัวสำคัญ เพราะการเขียนสูตรต่าง ๆ เราจะอ้างอิงตามตำแหน่ง Cell จะกล่าวถึงอีกครั้งในเรื่องการอ้างอิงตำแหน่ง

Sheet

Sheet ตรงนี้คือ worksheet ที่เราทำงาน ลองคลิกขวาที่ชื่อชีตนี้จะเห็นเมนูหลายอย่าง เราสามารถเปลี่ยนชื่อชีตได้ด้วยการ คลิกขวา > Rename หรือจะดับเบิลคลิกที่ชื่อชีตตรง ๆ ก็ได้ เปลี่ยนสีแท็บชื่อชีตให้เป็นสีที่เราต้องการจะเน้น (มีประโยชน์เวลามีหลายชีตแล้วจะเน้นชีตใดขึ้นมาให้เห็นชัด ๆ)

Status Bar

Status Bar แสดงสถานะการทำงาน ซึ่งจะมีการสรุปคร่าว ๆ เช่น ค่าเฉลี่ย หรือว่า ผลรวม ให้ดูโดยไม่จำเป็นต้องกดสูตรคำนวณ ซึ่งสามารถเอาเมาส์มาที่บริเวณ Status Bar นี้แล้วคลิกขวา จะมีให้เลือกการคำนวณแบบต่าง ๆ ที่จะแสดงตรงนี้ได้มากขึ้น

Change View

เครื่องมือ ย่อ/ขยาย เปลี่ยนมุมมอง

ทั้งหมดนี้คือหน้าตาของ Excel Workspace ที่เราจะทำงาน

ความคิดเห็นของคุณ :)

%d bloggers like this: