Excel 101: Excel Workspace

Excel Workspace นี่เขียนขึ้นเพราะเห็นว่า Excel เป็นเรื่องพื้นฐานอย่างหนึ่งในการทำงานในสำนักงาน แต่บางคนหัดด้วยตัวเอง ลองผิดลองถูก (เช่น ข้าพเจ้า เป็นต้น) เนื้อหาที่ไมโครซอฟต์ทำออกมาแนะนำส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งบางคนเห็นแล้วก็ขี้เกียจอ่าน จึงเกิดความคิดว่า ถ้าหากจะเขียนแนะนำเรื่องพื้นฐานของ Excel น่าจะเป็นผลดีต่อตัวเองด้วย ใช้ทบทวนเนื้อหาที่ต้องใช้เป็นประจำ

Excel Workspace นี่เขียนขึ้นเพราะเห็นว่า Excel เป็นเรื่องพื้นฐานอย่างหนึ่งในการทำงานในสำนักงาน แต่บางคนหัดด้วยตัวเอง ลองผิดลองถูก (เช่น ข้าพเจ้า เป็นต้น) เนื้อหาที่ไมโครซอฟต์ทำออกมาแนะนำส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งบางคนเห็นแล้วก็ขี้เกียจอ่าน จึงเกิดความคิดว่า ถ้าหากจะเขียนแนะนำเรื่องพื้นฐานของ Excel น่าจะเป็นผลดีต่อตัวเองด้วย ใช้ทบทวนเนื้อหาที่ต้องใช้เป็นประจำ

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์หรือแอปหนึ่งในชุด Microsoft Office มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อใช้สำหรับการเรียงลำดับ คัดกรอง คำนวณ วิเคราะห์ และ สรุปข้อมูล ในรูปแบบตารางคำนวณ (Spreadsheet) เชื่อว่าเป็นซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงานทั่วไป บางแห่งอาจใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันเช่น LibreOffice Cale ซึ่งเป็นฟรีแวร์ แต่หลักพื้นฐานแล้วมีหลักการเดียวกัน

เอ็กเซลใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการคำนวณ ซึ่งแตกแขนงไปได้หลายอย่าง จะทำเป็นอินวอยซ์ (ใบเสนอราคา) บัญชีรับจ่าย บริหารงานโครงการสรุปข้อมูลให้เป็นรูปแบบกราฟเพื่อวิเคราะห์ ติดตามผล หรือแม้กระทั่งนำไปใช้เป็นฐานข้อมูลแทน Access ก็ได้เหมือนกัน

ชื่อเรียกส่วนต่าง ๆ

Workbooks

Workbooks – เวิร์กบุ๊ก ถ้าเป็นภาษาไทย จะใช้คำว่า “สมุดงาน” เป็นชื่อเรียกเอกสารเอ็กเซล ซึ่งจะมีนามสกุลเป็น .xlsx หรือ เวอร์ชันเก่า จะเป็น .xls

Worksheets

Worksheets – เวิร์กชีต หรือ เรียกสั้น ๆ ว่า “ชีต” ภาษาไทยใช้คำว่า “แผ่นงาน” คือ พื้นที่ใช้ดำเนินการต่าง ๆ ปกติเวลาเราเปิด เวิร์กบุ๊ก ขึ้นมา เอ็กเซลจะให้ ชีต มา 3 ชีต ตั้งชื่อเป็น sheet1 sheet2 sheet3 ซึ่งตรงนี้เปลี่ยนจำนวนค่าตั้งต้นได้ใน Options > Generals ดูในส่วน When Create New Workbooks จะมีตัวเลือก include this many sheets: จะใส่เลขอะไรก็ตามใจว่าตั้งต้นเปิดกี่ชีต และสามารถสร้างชีตจำนวนมากได้ ข้อจำกัดอยู่ที่ memory ในคอมพิวเตอร์ที่ใช้ทำงาน

Tip: แนะนำให้แบ่งทำงานใน เวิร์กชีต ย่อย ๆ หลายชีต ดีกว่าจะรวมทุกอย่างในเวิร์กชีตขนาดใหญ่เพียงอันเดียว เพราะเวลาคำนวณจะเร็วกว่า และ จัดการข้อมูลง่ายกว่า

Tip: คลิกขวาที่ชื่อชีต จะเห็นคำสั่งที่น่าสนใจหลายอย่าง (นอกเหนือจาก rename 😊 นั่นคือ ตั้งค่าสีของ tap ตรงนี้จะช่วยให้เห็นง่าย กับ protect sheet ที่จะช่วยป้องกันไม่ให้ใครมายุ่งกับชีต

Excel Workspace

Excel Workspace
หน้าของ Excel หรือ Workspace
  1. เมนู File – ก็เหมือนซอฟต์แวร์ทั่วไป มีคำสั่ง เปิด บันทึก บันทึกเป็น สร้างใหม่ พิมพ์ ตัวเลือก ฯลฯ
  2. Quick Access Toolbar รวมเมนูที่ใช้บ่อย สามารถปรับแต่งเมนูตามต้องการได้จาก File > Option > Quick Access Toolbar
  3. Ribbon คือบรรดากลุ่มคำสั่งต่าง ๆ
  4. Find ตรงนี้ไม่ได้ใช้ค้นหาอย่างเดียว เวลาหาคำสั่งหรือฟังก์ชันอะไรไม่เจอ พิมพ์ไปตรงนี้ก็จะขึ้นมาให้ด้วย กลายเป็นช่องที่มีประโยชน์มากเวลาใครถามว่าเครื่องมืออะไรอยู่ตรงไหน คลิกตรงไหน จะแนะนำให้ใส่ตรงช่องค้นหานี้เลย ง่ายดี
  5. Open Dialoged Box หลายคำสั่งใน Ribbon จะมีตัวเลือกเพิ่มขึ้นอีก โดยสังเกตที่สัญลักษณ์คล้ายตัว V (หรือจะเรียกว่าหัวลูกศร?) สำหรับเปิดหน้าต่างตัวเลือกของคำสั่งในริบบอน
  6. Name Box ใช้ดูว่ากำลังทำงานกับ Cell ไหน หรือจะไป Cell ไหนก็พิมพ์ลงไปได้ รวมทั้งใช้ตอนเลือก Cell ได้ด้วย
  7. Function แสดงค่าใน Cell หรือใส่สูตรต่าง ๆ (กด Fx เพื่อใช้แบบโต้ตอบเพื่อสร้างสูตร) สำหรับ Cell ที่เก็บข้อมูลประเภท Number หรือตัวเลข เพราะบางทีเราตั้งค่า format ของ cell เอาไว้ เช่นกำหนดให้ไม่มีทศนิยม แต่ค่าที่แท้จริงมีทศนิยม (ซึ่งเป็นปัญหาว่า เอ๊ะ ทำไมคำนวณไม่ตรง) เราคลิกมาดูที่ cell นี้ตรงช่อง function จะแสดงค่าที่แท้จริงออกมาเสมอ
  8. Cell คือตำแหน่งอ้างอิงในเ Excel อันนี้ตัวสำคัญ เพราะการเขียนสูตรต่าง ๆ เราจะอ้างอิงตามตำแหน่ง Cell
  9. Sheet เพิ่ม Sheet ใหม่ หรือสลับใช้งาน เราสามารถเปลี่ยนชื่อชีตได้ด้วยการ คลิกขวา > Rename หรือจะดับเบิลคลิกที่ชื่อชีตตรง ๆ ก็ได้หรือจะเปลี่ยนสีแท็บชื่อชีตให้เป็นสีที่เราต้องการจะเน้น (มีประโยชน์เวลามีหลายชีตแล้วจะเน้นชีตใดขึ้นมาให้เห็นชัด ๆ)
  10. Change View ย่อ/ขยาย เปลี่ยนมุมมอง
  11. Status Bar แสดงสถานะการทำงาน ซึ่งจะมีการสรุปคร่าว ๆ เช่น ค่าเฉลี่ย หรือว่า ผลรวม ให้ดูโดยไม่จำเป็นต้องกดสูตรคำนวณ ซึ่งสามารถเอาเมาส์มาที่บริเวณ Status Bar นี้แล้วคลิกขวา จะมีให้เลือกการคำนวณแบบต่าง ๆ ที่จะแสดงตรงนี้ได้มากขึ้น

ทั้งหมดนี้คือหน้าตาของ Excel ที่เราใช้กันอยู่

ความคิดเห็นของคุณ :)

%d bloggers like this: