ไฟล์ Excel ที่เราเห็นกัน คือ .xlsx เป็นหลัก เป็นเวิร์กบุ๊กมาตรฐาน หรือ เวิร์กบุ๊กหลักของ Excel ในปัจจุบัน เป็นตัวเลือกแรกสำหรับการบันทึกไฟล์ Excel ตั้งแต่ Excel 2007 เป็นต้นมา
ไมโครซอฟต์พัฒนาโปรแกรมสำหรับงานสำนักงานมาตั้งแต่ปีค.ศ. 1982 ในชื่อ Multiplan แต่ความนิยมสู้ Lotus ไม่ได้ (เชื่อว่าคนที่เคยใช้คอมพิวเตอร์ติดตั้งฟลอปปีดิสต์ขนาดห้านิ้ว น่าจะเคยผ่านการใช้งาน Lotus มาบ้าง) และเปลี่ยนเป็น Excel ในปีค.ศ. 1985 และความนิยมการใช้ Excel และตระกูล Office ก็เพิ่มขึ้นเมื่อไมโครซอฟต์พัฒนาระบบวินโดวส์สำเร็จและตีตลาดได้ในที่สุด ปัจจุบัน
เนื้อหาโดยรวม :)
Office Open XML
ไฟล์.xlsx นี้จัดเก็บในรูปแบบมาตรฐาน Office Open XML ซึ่งเป็นรูปแบบที่ไมโครซอฟต์ทำออกมาแข่งกับมาตรฐาน Open Document Format (ODF) ของทางฝั่ง Open Source เช่น Open Office ซึ่งใช้ XML เป็นตัวจัดการเหมือนกัน
xml คือ Extensible Markup Language เป็นภาษาทางคอมพิวเตอร์อีกประเภทหนึ่ง ซึ่งสามารถนำไปใช้งานข้ามแพลตฟอร์มกันได้ ซึ่งเราสามารถเอาตรงนี้ไปใช้งานด้านอื่น ที่ไม่ใช่ Excel ได้สะดวกขึ้น เราสามารถเปิดไฟล์ .xlsx ใน OpenOffice, LibreOffice, Google Sheets หรือ Apple Numbers ได้ง่าย
ทางไมโครซอฟต์พัฒนาการทำงานกับไฟล์ในรูปแบบ XML มาตั้งแต่สมัย Office XP โดยต่อมาใช้ชื่อไฟล์ว่า Microsoft Office XML formats ใน Office 2003 ก่อนจะพัฒนาอีกขั้นเป็น Office Open XML และมอบให้เป็นมาตรฐานไฟล์แบบหนึ่ง ผ่าน Ecma องค์กรไม่แสวงหากำไรเป็นผู้ดูแล สถานสิทธิบัตรจะเป็น RAND หรือ Reasonable And Non-Discriminatory (ถ้าแปลเป็นไทยก็คงเป็น สัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิบัตรอย่างมีเหตผลและไม่เลือกปฏิบัติ)
XLSX
xlsx เป็นการบีบอัดไฟล์ xml ซึ่งเราสามารถตรวจสอบได้ง่าย ๆ นั่นคือ ลองเอาเวิร์กบุ๊ก .xlsx มาเปลี่ยนนามสกุลให้เป็น .zip โดยใช้วิธี rename เปลี่ยนนามสกุลเฉย ๆ เลย แล้วลองเปิดดูข้างใน จะเห็นไฟล์ต่าง ๆ ที่เก็บไว้ใน ถ้าหากในเวิร์กบุ๊กนั้นมีรูปภาพแทรกอยู่ ก็จะมีไฟล์รูปภาพเก็บไว้เป็น Object หนึ่งในนี้
อันนี้แนะนำเอาไว้ในกรณีที่ท่านไม่มี Excel หรือ Excel มีปัญหา ก็สามารถนำไฟล์นี้ไปใช้งานต่อได้ จะเปิดกับ Google Sheet ก็ได้ หรืออะไรอื่นก็ได้ที่รองรับการอ่าน xml
ไฟล์ Excel เปลี่ยนมาใช้มาตรฐาน Office Open XML ตั้งแต่ Microsoft Office 2007 ซึ่งส่วนหนึ่ง น่าจะเป็นเพราะกระแส Open Document Format (ODF) ของทางฝั่ง Open Office มาแรงมาก และใช้งานได้หลากหลายแพลตฟอร์ม
สำหรับไฟล์ .xlsx นี้ ถ้าใครใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่านั้น จะเปิดไฟล์ .xlsx ไม่ได้ ยกเว้นจะไปดาวน์โหลด Microsoft Office Compatibility Pack มาติดตั้ง ซึ่ง โดยส่วนตัว แนะนำให้เปลี่ยนเป็น Excel เวอร์ชันล่าสุดน่าจะดีกว่า เพราะถึงแม้ว่าจะมี Add-ins ช่วยให้เปิดอ่านได้ แต่ก็อาจจะมีปัญหาตามมา เช่น ข้อมูลจะมาไม่ครบ หรือ ถ้าใช้ฟังก์ชันบางอย่างเขียนสูตรไว้อาจจะไม่แสดงผลใน Excel เวอร์ชันเก่า
Fact: ใน Excel 2010 มีฟังก์ชันทั้งหมด 360 ฟังก์ชัน แต่ Excel 2016 มีฟังก์ชันทั้งหมด 484 ฟังก์ชัน ฟังก์ชันที่เกิดขึ้นใหม่ ไม่สามารถเรียกใช้งานใน Excel เวอร์ชันเก่าได้
XLSM
เวิร์กบุ๊กแบบที่สอง เรียกว่า Excel Macro Enable Workbook จะมีนามสกุลต่อท้ายด้วย .xlsm จะคล้ายกับ .xlsx เพียงแต่จะมีการเขียน VBA หรือ มาโคร ฝังเข้าไปด้วย เวลาที่ท่านใช้งานโดยมี มาโคร หรือเขียน VBA ท่านจะต้องบันทึกเวิร์กบุ๊กในรูปแบบนี้ บางท่านอาจจะคิดว่า อ้าว ถ้ามันคล้ายกัน บันทึกเป็น xlsm ไปเลยไม่ดีกว่าหรือ ต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า การฝัง VBA ลงไป ในอีกด้านหนึ่งก็สามารถฝังไวรัสลงไปได้เหมือนกัน ตรงนี้จะเป็นการเตือนให้ระวังไว้ก่อนเปิดไฟล์ xlsm ควรเปิดเฉพาะแหล่งที่มาซึ่งไว้ใจได้เท่านั้น
XLSB
เวิร์กบุ๊กแบบที่สาม เรียกว่า Excel Binary Workbook จะเป็นเวิร์กบุ๊กในแบบ ไบนารีฟอร์แมต ลงท้ายด้วยนามสกุล .xlsb เป็นการบีบอัดในรูปแบบ binary components หรือที่คุ้นเคยกันก็คือ .bin ซึ่งจะต่างจาก xml คือเก็บทุกอย่างไว้ได้ในเวิร์กบุ๊กเดียว แต่ในขณะเดียวกันก็มีข้อเสีย เช่น VBA ที่อยู่ภายใน xlsb อาจจะเป็นไวรัสก็ได้ และจะมีปัญหาหากท่านจะทำงานเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอื่นที่อ่านมาตรฐาน Open Office XML ได้ อันนี้ก็เป็นข้อด้อยของ .xlsb
XLS
และ เวิร์กบุ๊กแบบสุดท้าย เป็นเวิร์กบุ๊กที่เก่าแก่ที่สุดในบรรดาเวิร์กบุ๊กที่ไมโครซอฟต์ยังสนับสนุนอยู่ในปัจจุบัน นั่นคือ Excel 97 – 2003 Workbook จะลงท้ายด้วยนามสกุล .xls เป็นเวิร์กบุ๊กหลักสมัย Excel 97 เรื่อยมาจนถึง Excel 2003
สำหรับคำว่า ไมโครซอฟต์ยังสนับสนุน ในบล็อกนี้ หมายถึง ยังให้บันทึกไฟล์ในรูปแบบนั้นอยู่
ถ้าเป็นเวิร์กบุ๊กรุ่นเก่ากว่านั้นคือ .xlw นั้น ปัจจุบัน ไมโครซอฟต์ไม่ได้สนับสนุนแล้ว หมายถึง ถ้ามีไฟล์เวิร์กบุ๊ก .xlw อยู่ก็ยังเอามาเปิดโดย Excel ได้ (เคยลองเอามาเปิดกับ Excell 2003 อยู่ แต่ไม่รู้ว่า Excel ปัจจุบันยังทำได้หรือเปล่า?) แต่ท่านจะไม่สามารถบันทึกไฟล์เป็น .xlw ได้ นั่นคือ ไม่สนับสนุนไฟล์ประเภทนี้แล้ว
การที่ไมโครซอฟต์ยังคงให้บันทึกไฟล์เป็น .xls ได้ ก็อาจจะตีความได้ว่า ยังมีคนใช้งาน Excel 2003 หรือเก่ากว่ากันพอสมควร
เรื่องนี้ก็เข้าใจได้ไม่ยาก เพราะบางหน่วยงาน บางบริษัท อาจจะเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นจะต้องใช้ฟังก์ชันหรืออะไรใหม่ ๆ งานก็เป็นงานแบบเดิม ก็ไม่มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์ซึ่งจะเป็นรายจ่ายของบริษัท ในปัจจุบันนี้ก็ยังเห็นเวิร์กบุ๊ก .xls กันพอสมควร แต่ก็เข้าใจว่าในอนาคตก็คงจะลดจำนวนลงไปเรื่อย ๆ
XLSX VS XLS
สำหรับบางท่านที่มีความจำเป็นต้องทำงานกับผู้ร่วมงานจำนวนมาก และไม่แน่ใจว่าผู้ร่วมงาน หรือ ผู้เกี่ยวข้องบางท่านอาจจะยังใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่าอยู่หรือเปล่า มักจะ play safe โดยทำเป็นไฟล์ .xls เพื่อจะได้ไม่มีปัญหาเวลาเปิดใน Excel เวอร์ชันต่าง ๆ
โดยส่วนตัว แนะนำให้ใช้ .xlsx จะใช้งานได้เต็มที่กว่า ในเรื่อง ฟังก์ชันใหม่ ๆ ที่เพิ่มเข้ามา และมีดีกว่าในเรื่องข้อจำกัดด้านจำนวนแถวและคอลัมน์
ถ้าเป็น xls ซึ่งเป็น Binary Interchange File Format จะจำกัดจำนวนแถวที่ 2 ยกกำลัง 16 หรือ 65,536 แถว กับจำนวนคอลัมน์ 2 ยกกำลัง 8 คือ 256 คอลัมน์ พอมาเป็น xlsx เราจะได้จำนวนแถวถึง 2 ยกกำลัง 20 หรือ 1,048,576 แถว กับคอลัมน์จำนวน 2 ยกกำลัง 14 หรือประมาณ 16,384 คอลัมน์
ก็นึกง่าย ๆ จาก 65000 แถว มาเป็น ล้านกว่าแถว จาก 256 คอลัมน์ มาเป็น 16000 คอลัมน์ มันน่าจะสะดวกและรับมือกับการทำงานได้ดีกว่าพอประมาณ
ไฟล์ Excel อื่น
นอกจากเวิร์กบุ๊กทั้ง 4 รูปแบบข้างต้นแล้ว ยังมี xlam จะเป็นไฟล์ add-in สำหรับ Excel แล้วก็มีเทมเพลตหรือแม่แบบ คือ xltx กับ xltm ที่ลงท้ายด้วยตัว m ก็คือ Macro Enable นั่นเอง
แนะนำให้อ่าน workspace หรือ หน้าตาของ Excel ต่อ
อ่านเพิ่มเติม – เว็บไซต์ไมโครซอฟต์เรื่องประเภทไฟล์
