ลบแถวว่าง ลบช่องว่าง เพื่อ clean ข้อมูลเตรียมสำหรับการทำ lookup ซึ่งจากปัญหาที่พบ จากการ Export ข้อมูลมาจากซอฟต์แวร์อื่น แล้ว มีปัญหาว่า ข้อมูลบางแถวเป็นแถวว่าง หรือ มีแถวแปล่า ๆ ยาวเหยียดตามหลังจากกลุ่มข้อมูลมา ซึ่งต้องการจะเอาออก
พวกแถวว่างเปล่าที่แทรกอยู่ในกลุ่มข้อมูลนี้ จะมีปัญหา ทั้งเวลาทำงานที่ต้องใช้สูตรเกี่ยวกับการอ้างอิง หรือ lookup ซึ่งจะทำให้เกิด error หรือยกตัวอย่างง่าย ๆ เวลาเราจะใช้ Filter ในการกรองข้อมูลไม่ได้ มันจะไปติดที่แถวสุดท้ายก่อนว่าง
วันนี้ ขอเสนอวิธีการ Clean แถวว่างเหล่านี้ออกไปสำหรับการทำงาน
ลบแถวว่าง ที่แทรกอยู่ในกลุ่มข้อมูล
การลบแถวว่าง เราอาจจะใช้วิธี Sort หรือ เรียงลำดับข้อมูล พวกช่องว่างก็จะไปเรียงอยู่แถวล่าง ๆ หรือจะกำหนดก็ได้ ว่าจะให้เรียงลำดับจากน้อยกว่าไปมากกว่า หรือ มากกว่าไปน้อยกว่า แต่สำหรับข้อมูลบางอย่าง ไม่สามารถเรียงลำดับได้ เพราะมี “ลำดับเฉพาะเจาะจง” บางอย่างก็อาจจะใช้วิธีเพิ่มคอลัมน์ กำหนด “ลำดับ” ไว้ก่อน เมื่อไปสั่งเรียงข้อมูลเพื่อลบแถวว่างแล้ว ก็เรียงกลับมาใหม่ตามคอลัมน์ “ลำดับ” ที่สร้างขึ้น
หรือไม่ ก็มีอีกวิธีหนึ่ง ไม่ยาก คือการเลือก คลุมพื้นที่ทั้งหมด กด Ctrl + G (หรือปุ่ม F5 ก็ได้ หรือ ไปที่ Home ดูที่ Find and Select ก็ได้) เลือก Go to Special เลือก blanks แล้วกด โอเค มันจะเลือกเซลล์ที่เป็นช่องว่างใน คอลัมน์ที่เลือกให้ทั้งหมด (ลองย้อนกลับไปอ่านเรื่องการใช้ Go To Special ได้นะ)
กด Home -> Delete -> Delete Sheet Rows
เสร็จ เรียบร้อย สำหรับ แถวว่าง จริง ๆ ก็ไม่ได้ยากเย็นอะไร
แต่ยังมีอีกปัญหาหนึ่ง คือ ดันมีแถวว่าง ๆ ต่อด้านล่างเยอะไปหมด
ลบแถวว่าง ด้านล่าง
ในตัวอย่างที่ให้มา จะเห็นว่า มีแถวว่าง ๆ เกิดขึ้นหลังกลุ่มข้อมูลจำนวนมาก สาเหตุเพราะว่า ต้นฉบับนี้มีข้อมูลอยู่เยอะมาก แต่ได้มีการลบ แก้ไข ดำเนินการกรอง เลือก จนเหลือเท่าที่เห็น
แต่ แถวว่าง ๆ ยังคงอยู่เสมือนมีข้อมูลอยู่เต็มอัตราเลยล่ะ ตรวจสอบได้จากการกด CTRL+ END ซึ่งเป็น Shortcut ที่จะไปเลือกเซลสุดท้ายที่มีข้อมูล แทนที่จะเลือกมันจะไปเลือก เซลสุดท้ายของกลุ่มข้อมูลที่มี มันดันไปเลือกที่เซลล์ว่าง ๆ สุดเวิ้งว้าง ทำเอาเราสงสัยว่า เอ๊ะ หรือจะมีข้อมูลอยู่ แล้วเปลี่ยนสีเป็นสีขาว มองไม่เห็นนะ แต่ตรวจดูแล้วก็ไม่มี
เป็นกลุ่มเซลว่างเปล่าที่เห็นแล้วคันหัวใจ อยากกำจัดทิ้ง
Tips: จากตัวอย่างนี้ ถ้าใช้ CTRL+SHIFT + SPACE มันจะเลือกกลุ่มที่มีข้อมูลอยู่ จนถึง แถวที่ว่างทั้งแถว (ถ้าเราไม่กำจัดแถวว่าง ตามวิธีข้างบนก่อน มันจะมาหยุดที่บรรทัดสุดท้ายก่อนแถวว่าง) แต่ถ้าใช้ CTRL+ END มันจะไปอยู่ที่เซลสุดท้ายที่ยัง active อยู่
พวกนี้คือ กลุ่มที่เคยมีข้อมูลอยู่ แต่เราลบทิ้งแล้ว แต่ Excel ดันไม่ยอม “ลืม” ยังจำเสมือนว่ามีข้อมูลอยุ่ในนั้น ลองกด CTRL+END มันจะไปหยุดที่ W65535
ตรงนี้มีสองทางเลือก
1 copy เฉพาะส่วนข้อมูล ไปเปิด sheet ใหม่ (5555555555555 แต่มันง่ายสุดจริง ๆ นะ)
2 โชว์เก๋า ด้วยการใช้คำสั่ง VBA เพื่อให้ Excel ลืมส่วนที่ไม่ใช้ซะ กด Alt + F11 เพื่อเปิด Visual Basic Editor
(บางครั้งเปิดมาแล้วต้องเลือก insert -> New Module ก่อน) แล้วใส่คำสั่งนี้
Sub DeleteBlank ()
ActiveSheet.UsedRange
End Subซึ่งตรง ActiveSheet อาจจะเปลี่ยนเป็น WorkSheet ก็ได้ ถ้าจะทำทั้ง Worksheet ในคราวเดียว แต่ถ้าใช้ ActiveSheet จะเป็นเฉพาะ Sheet ที่กำลัง Active หน้านั้นเท่านั้น (อ่านรายละเอียดคำสั่งนี้ที่เว็บไมโครซอฟต์นะจ๊ะ)
หวังว่าจะเป็นประโยชน์ในการทำงานบ้างนะ บายยยยยย
Discover more from Data Revol
Subscribe to get the latest posts sent to your email.