สร้างฟอร์ม สำหรับบันทึกข้อมูลไม่ใช่เรื่องยากอะไรแล้วในตอนนี้ ตั้งแต่ Google ทำ Google Form ออกมาให้ใช้งานกันง่าย ๆ ใคร ๆ ก็สร้างแบบฟอร์มได้ง่ายมาก แต่สำหรับในบล็อกนี้ จะพูดถึงการทำฟอร์มด้วย Microsoft Forms โดยทำแบบสำรวจความคิดเห็น ว่าด้วยท่านรู้จัก DataRevol ได้อย่างไร
รบกวนช่วย ตอบแบบสอบถามที่ลิงก์นี้ เพื่อนำไปพัฒนา DataRevol.com ด้วยนะครับ ขอบคุณมากครับ
สร้างฟอร์ม ด้วย Microsoft Forms
เนื้อหาโดยรวม 🙂
Microsoft Forms ฟรีหรือเปล่า?
ใครมีบัญชีอยู่กับไมโครซอฟต์ก็สร้างฟอร์มได้ และสร้างได้สูงสุด 400 ฟอร์ม แต่ถ้าเป็นคนที่ใช้บริการผลิตภัณฑ์บางชนิดจะได้รับสิทธิพิเศษเพิ่มเติม เช่น ถ้าเป็นบัญชีทั่วไป (อย่างสมัครเมล outlook หรือ Hotmail) จะเก็บคำตอบได้ 200 ชุด แต่ถ้าเป็นบัญชีที่จ่ายเงิน จะได้ 1,000 ชุด แต่ถ้าเป็น Microsoft 365 Apps for business จะได้ 50,000 ชุด แบบนี้เป็นต้น
วิธีการก็ เริ่มต้นด้วยการเข้าไปที่ https://forms.microsoft.com/ หรือ https://www.office.com ล็อกอินด้วย account ของไมโครซอฟต์ จะเป็น Hotmail Outlook หรืออะไรอื่นก็แล้วแต่
สำหรับหน้าตาที่เห็นนี้ เป็นหน้าของ office.com โดยทาง Data Revol มีบัญชีของ Microsoft 365 อยู่ เมื่อเข้ามา เราสามารถเลือกดูว่า มี app อะไรที่เราสามารถใช้งานได้บ้าง
ท่านสามารถคลิกเครื่องหมายบวก ซึ่งในส่วนของ Form จะมีสองแบบ คือ Form กับ Quiz ความต่างอยู่ที่ Quiz จะเหมือนกับข้อสอบ คือจะมีการให้คะแนนสำหรับคำตอบด้วย ส่วน Form จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้เพื่อนำไปวิเคราะห์ต่อ โดยไม่มีการให้คะแนนหรือแต้มสำหรับคำตอบ
และจะมีเทมเพลต หรือ แม่แบบสำเร็จรูปให้เอาไปปรับแต่งใช้งานกันด้วย
สร้างฟอร์ม
ลองมาทำแบบสอบถามก็แล้วกัน
คลิกที่ + New Form เพื่อสร้างฟอร์มใหม่
จะเข้ามาหน้าสร้างฟอร์ม ซึ่งเราจะเห็น 2 แท็บด้านบนคือ Questions ตรงนี้คือที่เราจะสร้างฟอร์ม ส่วน Responses จะเป็นส่วนที่เราใช้ดูคำตอบต่าง ๆ จากผู้ร่วมตอบคำถาม
พิมพ์ชื่อฟอร์ม และใส่คำบรรยาย (หรือจะไม่ใส่ก็ได้) อย่าใช้ชื่อยาวนักเพราะจำกัดอักขระที่ 90 อักขระ หรือจะเพิ่มรูปภาพเพื่อความสวยงามก็ได้ โดยการกดไอคอนเลือกรูปภาพตรงขวามือ ส่วนคำบรรยาย พิมพ์ได้ไม่เกิน 1,000 อักขระ
เสร็จแล้ว กด + Add New เพื่อสร้างแบบสอบถาม ซึ่งจะมี ตัวเลือกให้เห็น คือ Choice, Text, Rating, Date แต่ยังมีตัวเลือกอื่นซ่อนอยู่ในไอคอน More question ที่อยู่ขวาสุด จะมี Ranking, Likert, Net Promoter Score® และมี Sections ในกรณีที่ต้องการแยกส่วนให้เป็นหัวข้อหรือเรื่อง ๆ
เมื่อเลือกประเภทคำถามแล้ว จะเข้ามาหน้าการสร้างคำถาม ซึ่งเราสามารถพิมพ์หัวข้อเข้าไปได้ และสามารถใส่รูปภาพ หรือ วิดีโอ ในคำถามได้ แต่สำหรับวิดีโอ จะไม่ใช่การอัปโหลดไปตรง ๆ แต่จะเป็นการใส่ url ซึ่งปัจจุบัน จะรองรับของ Microsoft Stream กับ YouTube เท่านั้น
คำถามทุกประเภท บริเวณด้านล่างจะมีปุ่มให้กำหนดว่า Required หรือไม่ คือ ถ้าเลือกตรงนี้หมายความว่า ผู้ทำแบบสอบถามจะต้องตอบข้อนั้น มิเช่นนั้นจะกดบันทึกไม่ได้ และตัวเลือกประเภทของคำถามก็จะมีแบบนี้
เราสามารถปรับแต่งตัวหนาตัวเอน เลือกคำหรือประโยคที่ต้องการ จะมีทูลบาร์เล็ก ๆ มาให้เราปรับแต่ง เช่น ตัวหนา (คีย์บอร์ดช็อตคัตคือ CTRL +B) ตัวเอน (คีย์บอร์ดช็อตคัตคือ CTRL+I), ขีดเส้นใต้ (คีย์บอร์ดช็อตคัตคือ CTRL +U) แล้วก็พวก เปลี่ยนสี เปลี่ยนขนาดตัวอักษร ต่าง ๆ
(ถ้าเป็นแม็ค ใช้คีย์บอร์ดช็อตคัตให้เปลี่ยน CTRL เป็น Cmd)
หมายเหตุ (อีกที) ถ้าท่านลบ Question จะเป็นการลบถาวร ไม่มีการย้อนคืนกลับมาทั้งสิ้นนะจ๊ะ
สำหรับประเภทของคำถามแต่ละแบบ จะมีดังนี้
Choice
Choice หรือตัวเลือก คือการทำตัวเลือกให้ผู้ทำแบบสอบถามคลิกเลือกจากที่เรากำหนด เราก็ใส่คำตอบอย่างที่เราอยากใส่ เรากด + Add Option เพื่อเพิ่มตัวเลือกได้ และ + Other Option กรณีต้องการใส่ตัวเลือกที่ให้ผู้ทำแบบสอบถาม ระบุคำตอบเอง ในกรณี “อื่น ๆ” และมีตัวเลือกคือ Multiple Answers คือสามารถเลือกได้มากกว่า 1 ข้อ
ถ้าเรากด More Settings (ตรงสามจุดด้านล่าง) จะมี
Shuffle Option ถ้าเลือกตรงนี้ จะสุ่มสลับคำตอบ
Drop Down คือเป็นตัวเลือกแบบ drop down แทนที่จะให้ติ๊กเลือก ซึ่งถ้าเลือก Drop Down จะไม่สามารถใช้ Multiple Answers ได้ (อันนี้ก็เป็นเหตุเป็นผลกันดี)
Subtitle อันนี้เผื่อจะเพิ่มคำอธิบายคำถาม หรือ ทำความเข้าใจเพิ่มเติมจากคำถามหลัก
Add Branching ตรงนี้จะเป็นการกำหนดในกรณีที่ว่า ถ้าเลือกตอบข้อนี้ ให้ข้ามไปทำคำตอบข้อนั้นต่อเลย หรือถ้าเราตั้งเป็น Section ไว้ เราสามารถกำหนดให้ข้ามไปที่ Section ที่เราต้องการได้เลย
Text
Text หรือ ข้อความ ให้ผู้ทำแบบสอบถามพิมพ์ตามใจชอบ ไม่เกิน 4,000 อักขระ ที่เห็นด้านล่างมี option ให้เลือก Long Answers ตรงนี้ไม่ได้หมายถึงจะพิมพ์คำตอบได้ยาวขึ้น ยังคงที่ 4,000 ตัวอักษรเหมือนเดิม เพิ่มเติมคือ ขยับ Text Box (บริเวณที่พิมพ์) ให้ขยายตามการพิมพ์ของผู้ตอบแบบสอบถามเท่านั้น!
ถ้าเรากด More Settings (ตรงสามจุดด้านล่าง) Subtitle กับ Add Branching เหมือน Choice นั่นแหละ แต่จะมี Restriction เพิ่มเข้ามา Restriction ก็คือการจำกัด ให้เป็นตัวเลขตามรูปแบบที่กำหนดเท่านั้น จะกำหนดว่า ให้ใส่ไม่เกินเท่านี้ หรือระหว่างนี้ จะมีตัวเลือกให้เลือกอีกที
Rating
Rating หรือ การให้คะแนน ซึ่งกำหนดได้ตั้งแต่ 2 ถึง 10 รูปแบบเป็นการคลิกเลือกดาวหรือคลิกเลือกคะแนน สำหรับ More Settings (ตรงสามจุดด้านล่าง) จะมี Subtitle กับ Add Branching เหมือน Choice นั่นแหละ แต่จะมี Label เพิ่มเข้ามา ว่าถ้าให้เรต 1 จะหมายถึงอะไร
Date
Date หรือ การถามคำถามที่ต้องการคำตอบเป็นวันที่ (อย่างเช่น วันเกิด วันเริ่มทำงาน) More Settings (ตรงสามจุดด้านล่าง) จะมี Subtitle กับ Add Branching เหมือนประเภทอื่น ๆ
Ranking
Ranking หรือ การจัดอันดับ อันนี้ก็ตามชื่อเลย คือการใส่ตัวเลือกให้ทางผู้ทำแบบทดสอบ นำไปจัดเรียง เช่นจะถามว่า ชอบ คาเมนไรเดอร์ไหนมากที่สุด
Likert
Likert หรือการวัดความชอบเป็นลำดับ แบบเดียวกับ Rating เพียงแต่ว่าทำเป็นแบบฟอร์มหลายหัวข้อในเรื่องเดียวกัน แต่มีข้อย่อยต่าง ๆ
Net Promoter Score®
Net Promoter Score ก็คือการวัดความพึงพอใจ จะว่าไป ก็จะเหมือน Rating หรือ Likert คืออยู่ในกลุ่มการจัดอันดับวัดความพึงพอใจหรือความรู้สึกเหมือนกัน แต่โปรดสังเกตว่ามีเครื่องหมาย ® ต่อท้าย มันคือเครื่องหมายการค้าจดทะเบียน คือ ระบุวิธีการคำนวณไม่เหมือน 2 วิธีที่กล่าวมา ว่ากันง่าย ๆ NPS คือเอาร้อยละของคนที่ “พึงพอใจ” ลบด้วยร้อยละของคนที่ “ไม่พึงพอใจ”
QUIZ
ถ้าเราสร้าง Quiz หรือ “สอบ” แทนที่จะเป็น Form แบบข้างต้น ก็จะไม่ต่างกันมากนัก แต่เนื่องจากมันมีเรื่องของการให้คะแนน ก็เลยจะมีอะไรบางอย่างไม่เหมือนกันอยู่ในแต่ละประเภทของคำถาม คือ
ถ้าเลือกเป็น Choice ก็จะมีตัวเลือกในแต่ละคำตอบที่เราใส่ไป เพิ่มมา 2 อย่าง คือ
- ไอคอนที่เป็นบอลลูนคำพูด อันนี้ถ้าเราอยากใส่อะไรเพิ่มเติม เวลาให้คนทำข้อสอบมาดูเฉลยภายหลังจากที่ทำเสร็จแล้วว่าเป็นอย่างไรบ้าง เช่น อาจจะบอกว่า “เธอตอบผิดนะ อ่ะ กิ๊ว กิ๊ว กิ๊ว” สมน้ำหน้ามันไปเลย
- ไอคอนที่เป็นเครื่องหมายถูก คือการกำหนดว่า นี่คือคำตอบที่ถูกต้อง
ด้านล่าง จะมีการให้ Point หรือ คะแนน ถ้าตอบถูกจะได้กี่คะแนน และโปรดสังเกตว่าจะไม่มีตัวเลือก + Other Option เพราะคำตอบจะเฉพาะเจาะจง ส่วนตรง More Settings (ตรงสามจุดด้านล่าง) จะมีตัวเลือกมากกว่าของฟอร์ม คือจะมี Math สำหรับใส่สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์เพิ่มเข้ามาด้วย
เผยแพร่ฟอร์ม
เมื่อสร้าง Quiz เสร็จแล้ว เราอาจกด preview ดูก่อนได้ หรือจะกด Theme เพื่อเปลี่ยนพื้นหลังเสียหน่อย
แต่อยากให้ตรวจสอบตรง Settings ไปที่ จุดสามจุด ตรงมุมขวาบน เลือก Setting จะมีตัวเลือก Show results automatically คือจะให้แสดงผลลัพธ์ต่อผู้ทำหรือเปล่าหรือเปล่า แล้วก็จะมี Options for responses ที่เลือกได้ว่า จะใส่วันเริ่มต้น จนถึงวันสิ้นสุดหรือเปล่า จะให้สุ่มสลับคำถาม หรือเปล่า จะใส่ข้อความขอบคุณเองหรือเปล่า
คลิกปุ่ม Send
ภายใน จะมีตัวเลือก ทั้ง ลิงก์ (สามารถย่อลิงก์ได้โดยติ๊ก Shorten URL หรือจะเป็น QR Code หรือ จะทำฝังโค้ด หรือจะส่งอีเมล แชร์ผ่านเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์
เปิดผลด้วย Excel
สำหรับการดูผลลัพธ์ของฟอร์ม ด้วย Excel ทำได้ง่าย ๆ ด้วยการไปที่แท็บ Responses แล้วคลิก Open with Excel แค่นี้เอง จะส่งผลลัพธ์เป็นไฟล์ xlsx ให้
