Table ใน Access

Table ใน Access ถือเป็นหัวใจสำคัญสำหรับการทำงาน เพราะมันคือที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เราจะนำไปจัดการต่อ ตัวอย่างเช่น สร้างตารางรายชื่อลูกค้า เพื่อจัดเก็บ ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และนำไปเชื่อมข้อมูลสินค้า หรือ ข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติมได้ บล็อกนี้ก็จะมาเขียนถึงการสร้างตารางใน Access กัน

Workspace

เมื่อเปิด Access ขึ้นมา และเข้ามาในพื้นที่ทำงาน (workspace) จะมีส่วนต่าง ๆ ดังนี้

หน้าตาและพื้นที่หลัก ๆ ของ Microsoft Access

Quick Access toolbar

อยู่มุมซ้ายด้านบนสุด ช่วยให้เข้าถึงคำสั่งทั่วไปได้ไม่ว่าจะเปิดแท็บใดไว้ โดยค่าเริ่มต้น จะแสดง คำสั่ง Save Undo Redo ซึ่งเราสามารถปรับแต่ง เลิกทำ และทำซ้ำ หากต้องการ คุณสามารถปรับแต่งได้โดยเพิ่มคำสั่งเพิ่มเติม

Title Bar

ด้านบน ตรงกลาง ๆ จะแสดงชื่อไฟล์ที่กำลังทำงานอยู่

File

สำหรับ file จะเก็บคำสั่ง New Open save print info New Open การจัดการ Account รวมไปถึง option ต่าง ๆ

Ribbon

Ribbon จะเป็นแถบด้านบนที่รวมคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้งาน โดยแบ่งหมวดหมู่ต่าง ๆ เรียกว่า Tab ที่เราสามารถคลิกเรียกแต่ละการใช้งานคำสั่งต่าง ๆ ไว้ ตรงนี้ค่อยเรียนรู้กันต่อไป

Navigation Pane

ทางด้านซ้ายมือ เราจะได้เห็น Navigation Pane หรือภาษาไทยจะเรียกว่า “หน้าต่างนำทาง” ซึ่งจะบอกเราว่า มีอะไรอยู่ใน database นั้นบ้าง นี่เป็นตัวช่วยจัดการวัตถุฐานข้อมูล (Object – เช่น Table Query Report Macro)  ท่านจะเห็นเครื่องหมาย << ทางด้านมุมขวาบนของหน้าต่างนี้ ใช้เพื่อปิดหน้าต่างนี้ระหว่างการทำงาน ใกล้ ๆ กันจะมีปุ่มสามเหลี่ยมชี้ลง กดตรงนี้เพื่อเรียก option ปรับแต่งอย่างที่ต้องการ

  • Object Type: จัดกลุ่มตามประเภท คือ Table Query ฯลฯ
  • Tables and Related Views จัดกลุ่มที่มีความเกี่ยวข้องกัน เช่น ถ้าตารางเอ ใช้ในการสร้าง query ก็จะมาจับกลุ่มอยู่ด้วยกัน Table ใน Access
  • Create Date จัดกลุ่มตามวันที่สร้าง
  • Modified Date จัดกลุ่มตามวันที่แก้ไข

นอกจากนี้ เรายัง filter เลือกแสดงเฉพาะบางวัตถุได้เช่นกัน

สำหรับรายละเอียดการใช้ Navigation Pane รบกวนคลิกไปอ่านที่เว็บไมโครซอฟต์

Table ใน Access

Table หรือ Relation จะมีสิ่งที่สำคัญสองส่วน คือ เขตข้อมูล – field (หรือ column หรือattribute) กับ ระเบียน – record (หรือ row) (โปรดอ่านเรื่อง Key ใน RDBMS หากยังไม่เคยอ่านมาก่อน)

Table ใน Access

ข้อมูลในระเบียน หรือ record จะประกอบด้วย field ของสิ่งสิ่งหนึ่ง เช่น ถ้าเป็นตารางรายชื่อลูกค้า 1 record ก็คือ สิ่งที่จะเก็บข้อมูลลูกค้าแต่ละคน แยกเป็น field ต่าง ๆ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ซึ่งแนะนำว่า แต่ละ record ควรมี primary key ซึ่งจะไม่ซ้ำกัน เพื่อใช้เป็นตัวแทนของ record นั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรเปลี่ยน หรือ เปลี่ยนแปลงน้อยที่สุด อย่างเช่น เลขประจำตัวประชาชน ซึ่งเราอาจจะเปลี่ยนชื่อ นามสกุล หรือที่อยู่ แต่เราจะไม่เปลี่ยนเลขบัตรประจำตัวประชาชน หรือเราอาจจะทำง่าย ๆ อย่างเช่นสร้าง auto number ขึ้นมาก็ได้

เขตข้อมูล หรือ field เหล่านี้จะจัดระเบียบด้วย ประเภทข้อมูล (หรือ type) เช่น กำหนดfield ของ “ชื่อ” เป็นข้อมูลประเภท Text หรือข้อความ กำหนด field ของ “วันเกิด” เป็นข้อมูลประเภท Date หรือ วันที่ เป็นต้น แต่ละ field จะเก็บข้อมูลประเภทเดียวเท่านั้น

นำเข้าจากแหล่งข้อมูลภายนอก

ในกรณีที่มีตารางข้อมูลอยู่แล้ว จะเป็น excel หรือ txt หรือ SharePointไฟล์ XML หรือ Access อื่น สามารถนำเข้ามายัง database ที่จะทำงานได้ โดยคลิกแท็บ External Data คลิกที่ New Data Source ซึ่งจะมีให้เลือกหลายอย่าง เช่น form file ก็จะมี Text Excel XML หรือ form database ก็จะมี Access SQL dBASE ให้เลือก เป็นต้น

ยกตัวอย่างการนำข้อมูลจาก dBASE เข้า จะทำแบบนี้

  1. คลิกแท็บ External Data
  2. ที่กลุ่มคำสั่ง New Data Source คลิกเลือก form database เลือก dBASE
  3. เลือกไฟล์ dBase ที่ต้องการ ถึงตรงนี้จะมีสองทางเลือก คือ import หรือ link เลือกที่ต้องการ แล้วกด ok เสร็จแล้ว

(โปรดอ่านเรื่องเดิม https://datarevol.com/access/import-to-access/ )

สำหรับทางเลือก import กับ link นั้น จะต่างกันดังนี้

Import จะเป็นการสร้างสำเนาใน table ซึ่งวิธีนี้ ถ้าต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลงจะไม่มีผลกับข้อมูลที่นำเข้า และในทางกลับกัน ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้ามาก็จะไม่ส่งผลต่อข้อมูลต้นฉบับ

link หรือ เชื่อมโยงข้อมูล จะเป็นการสร้าง table โดยเชื่อมโยงกับต้นฉบับ วิธีนี้ ถ้าต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกับข้อมูลที่เชื่อมโยงเข้ามา และในทางกลับกัน ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เชื่อมโยงเข้ามาก็จะทำให้ข้อมูลต้นฉบับเปลี่ยนแปลงไปด้วย และถ้าไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลต้นฉบับได้ ก็จะไม่สามารถทำงานต่อได้

การจะเลือกแบบไหน ก็แล้วแต่สถานการณ์

สร้าง Table ใหม่

เปิด Access – คลิก New เลือก Blank Database แล้วตั้งชื่อ เลือกที่เก็บไฟล์ให้เรียบร้อย กด Create

ถึงขั้นนี้จะเป็นการสร้าง database ใหม่ ซึ่งตามปกติ ซอฟต์แวร์นี้จะสร้างตารางใหม่ให้เรา 1 ตาราง ชื่อ Table1 และเปิดใน Datasheet view (ในกรณีที่คุณยังใหม่กับ Access โปรดดูมุมล่างขวา จะมีไอคอนสลับ Datasheet View กับ Design View นะจ๊ะ)

หรือ ถ้าจะสร้าง Table ใหม่ ใช้แท็บ Create แล้วคลิก New Table จากนั้นให้มาคลิกที่ Design View ถึงตอนนี้จะให้ตั้งชื่อ Table ก็ใส่อะไรที่ต้องการไปก็ได้

การจัดการ Table ใน Access

สำหรับ Table จะมี มุมมอง 2 แบบ คือ

Design View

หน้า Design View ใช้จัดการเพิ่มหรือลบหรือจัดการประเภทข้อมูล Field ต่าง ๆ เราเข้าถึง design view ง่าย ๆ ได้สองที่ คือ แท็บ Home แล้วเลือกจาก View หรือ เลือกสลับจากไอคอน view ที่อยู่มุมล่างขวาก็ได้

ในหน้า Design View จะมีสองคอลัมน์หลัก ที่จะให้เรากำหนด “ชื่อ field” กับ “ประเภทข้อมูล” และจะมีแถบด้านล่างที่ให้ปรับแต่งลักษณะการแสดงข้อมูล การป้อนข้อมูลในแต่ละ field ถ้าเราต้องการกำหนดให้ field ใดเป็น primary key ให้คลิกขวาที่หน้า field นั้น เลือกเป็น primary key

Datasheet View

Datasheet view จะเป็นส่วนแสดง เพิ่ม ลบ ปรับปรุง ข้อมูล

เราสามารถเปลี่ยนชื่อ Field ได้โดยการดับเบิลคลิกที่ชื่อ Field แล้วแก้ไขได้โดยตรง

ด้านล่าง table จะมี navigator โดยมุมซ้าย จะบอกจำนวน Record ทั้งหมดใน table นั้น และปุ่มเลื่อนการเลือก record ช่อง search

  • การเพิ่มข้อมูลใหม่ ทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่คลิกที่ช่องที่ต้องการ แล้วพิมพ์ลงไปตรง ๆ ไม่มีอะไรอื่น
  • แก้ไขก็พิมพ์แก้ลงไปเลยไม่มีอะไรมาก
  • กรองข้อมูล โดยการคลิกขวาที่ cell ที่เราต้องการ จะมีตัวเลือกว่าจะให้ เท่า หรือ ไม่เท่า ค่าที่อยู่ใน cell นั้น หรือ เราจะเลือกกรองข้อมูลจากคลิก filter ที่หัวตารางก็ได้
  • ใช้ find หรือ replace ในการค้นหาและแทนที่ข้อมูลในตารางได้
  • ลบ record โดยการ คลิกขวาที่หน้า record นั้น
  • ในกรณีที่เราต้องการซ่อน field (ไม่ใช่ลบ field) เราคลิกที่หัว field แล้วเลือก hide ถ้าต้องการให้กลับมาก็เพียงแค่ คลิกขวาที่หัว field เลือก unhide

สำหรับ Table ใน Access เป็นที่เก็บข้อมูล การคำนวณ ค้นหา หรือว่าคัดกรอง ควรทำผ่าน query (ยกเว้นจะทำเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่การออกแบบตารางเป็นเรื่องสำคัญกว่า ซึ่งจะมีผลมากในการทำงานต่อไป

ความคิดเห็นของคุณ :)

%d bloggers like this: