Beginner Guide to Access

Beginner Guide นี่เขียนขึ้นเพื่อแนะนำการใช้งานโปรแกรม Microsoft Access สำหรับผู้ที่ไม่รู้จักและไม่เคยใช้งานมาก่อน จุดเด่นของ Access คือ เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relation Database) ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ รองรับข้อมูลจาก database หลายแหล่ง สามารถ เรียกดู ปรับปรุง สืบค้น ผ่านตาราง (Table) แบบสอบถาม (Query) ฟอร์ม Form) และ รายงาน (Report) โดยมีตัวช่วยคือ มาโคร (Macro) และ โมดูล (Module)

อย่างไรก็ตาม ต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ถึงแม้ MS Access จะทำออกมาเพื่อจัดการฐานข้อมูล แต่ก็ใช่ว่าจะครอบคลุมการทำงานในระบบใหญ่ คือ โดยศักยภาพของโปรแกรม รับมือกับองค์กรธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางเท่านั้น ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ยังมีระบบจัดการฐานข้อมูล ระบบ dbms เช่น MS SQL Server หรือ Oracle ที่สามารถปฎิบัติการฐานข้อมูลได้ดีกว่า อีกทั้งข้อมูลทั้งหมดจากฐานข้อมูลใน MS Access จะบันทึกลงในไฟล์เดียว ถ้ามีข้อมูลจำนวนมาก อาจทำงานช้าลง และไม่ได้รองรับการทำงานหลายคนพร้อมกัน ถึงแม้สเป็กตามที่ไมโครซอฟต์ระบุว่าสามารถใช้งานฐานข้อมูลพร้อมกัน 255 ผู้ใช้ (อ่านสเป็กของ MS Access ที่นี่) แต่ความจริงคือ ถ้ามีผู้ใช้งานเกิน 80 ก็จะเริ่มมีปัญหาเรื่องประสิทธิภาพแล้ว

Access VS Excel

สิ่งหนึ่งที่มักได้ยินบ่อย คือคำถามประมาณว่า “ทำไมไม่ทำใน Excel” หรือ “ทำไมไม่ทำใน Access” ความจริงคือ ใครถนัดอย่างไหนก็ใช้แบบนั้น บางท่านสะดวกใช้งาน Excel ก็ใช้ Excel ทำฐานข้อมูลก็ได้ แต่ สองโปรแกรมนี้ แตกต่างกันพอสมควร เพราะจุดมุ่งหมายในการพัฒนาต่างกัน ทางฝั่ง Access พัฒนาเพื่อการการทำฐานข้อมูล โดยเฉพาะ ดังนั้นจะมีการออกแบบเพื่อจัดเก็บข้อมูล เช่น แต่ละแถว (หรือระเบียน) จะจัดเก็บข้อมูลเพียง 1 เดียวเท่านั้น ในขณะที่ Excel พัฒนามาเพื่อจัดการเกี่ยวกับเรื่องการคำนวณที่ซับซ้อน

ดังนั้น ใครถนัดแบบไหนก็เลือกแบบนั้น เพราะหัวใจสำคัญของการทำฐานข้อมูลอยู่ที่ ต้องเข้าใจว่า อะไร ใช้ อะไร เอาไปทำอะไร ตรงไหนที่ต้องลิงก์เข้าหากัน โดยส่วนตัว เวลาทำงานกับข้อมูลที่ไม่ต้องเชื่อมโยงซับซ้อนนัก ก็ใช้ Excel แล้วใช้ VLOOKUP หรือ XLOOKUP หรือ Index – Match ในการทำงานเชื่อมโยงข้อมูลข้ามตาราง แต่ถ้าจัดการกับข้อมูลที่ซับซ้อนและมีปริมาณมาก ก็จะทำงานใน Access เป็นหลัก

ที่ผ่านมา พบว่าปัญหาไม่ได้เกิดจากว่า ใช้ Excel หรือ  Access แต่ปัญหาเกิดจากคนทำงานไม่เข้าเรื่องการจัดการกับข้อมูล ซึ่งทำให้การทำงานต้องสะดุด ล่าช้า และมีปัญหาได้ตลอดเวลา

หมายเหตุ: การเขียน Beginner Guide นี้ อยู่บนพื้นฐานของการใช้ชุดโปรแกรม Microsoft 365 และระบบปฏิบัติการ windows 10 อัปเดตล่าสุด เมษายน 2564  ดังนั้นหากท่านผู้อ่านที่รักใช้เวอร์ชันที่แตกต่างจากนี้ ก็อาจจะมีอะไรไม่ตรงกันบ้างเล็กน้อย แต่เชื่อว่าหลักใหญ่ใจความจะยังเหมือนเดิม

เรียกใช้งาน

การเรียกใช้งาน MS Access สำหรับสร้างฐานข้อมูลใหม่ ทำได้สองทางหลัก คือ

กดปุ่ม Start > Access เลือก New > Blank Database > ใส่ชื่อที่ต้องการ คลิก Create

คลิกขวาที่หน้า desktop เลือก new เลือก Microsoft Access Database > ใส่ชื่อที่ต้องการ

สองวิธีข้างต้น เป็นการสร้างฐานข้อมูลใหม่ ที่ยังไม่มีอะไรเลย

Beginner Guide to Access Workspace

มาดูหน้าตาของ Access ว่า แต่ละส่วนมีอะไรบ้าง เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา

Quick Access (แถบเครื่องมือด่วน) อยู่มุมซ้ายด้านบนสุด เป็นแถบเครื่องมือที่รวบรวมปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย เราสามารถปรับแต่งปุ่มตรงนี้ด้วยการกดตรงลูกศรชี้ลงที่อยู่ขวามือสุดใน Quick Access แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการ หรือ more command สำหรับเครื่องมืออื่น ๆ

Title Bar (แถบชื่อเรื่อง) จะอยู่ตรงกลางด้านบน จะบอกชื่อฐานข้อมูล หรือ ชื่อไฟล์ ที่เรากำลังทำงานอยู่

Ribbon (ริบบอน) จะเป็นแถบที่อยู่ด้านบน แสดงกลุ่มเครื่องมือทำงานต่าง ๆ  แบ่งเป็นหมวดหมู่เรียกว่า Tab

Navigation pane (บานหน้าต่างนำทาง) อยู่ทางด้านซ้ายมือ เป็นส่วนแสดง object หรือ วัตถุในฐานข้อมูลนั้น (พวก table query form ฯลฯ)

Document (เอกสาร) คือพื้นที่ทำงานและแสดงผล

View (มุมมอง) จะอยู่ด้านล่างสุด โดยมุมล่างซ้ายมือ จะเป็น Status bar แสดงการทำงาน และคำอธิบายคำสั่งที่เลือกใช้แบบสั้น ๆ ส่วนด้านขวาจะเป็น View ที่จะเลือกได้ว่า จะดูงานในแบบ data view หรือ design view

Access Objects

ก่อนจะทำอะไรต่อ ต้องมาทำความรู้จักกับ Object หรือ องค์ประกอบสำหรับการทำงานใน Access ก่อน คือ

Table

Table หรือ ตารางข้อมูล จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ สามารถสร้างความสัมพันธ์กันระหว่าง table ด้วยกันได้ แต่ละคอลัมน์จะต้องมีชื่อเฉพาะ และเราทำ (หรือไม่ทำ) Primary Key ไว้ในนี้ได้

Query

Query หรือแบบสอบถาม เป็นตัวกรอง หรือตัวจัดเรียง หรือตัวเลือกเฉพาะบางข้อมูลมาแสดง เราใช้ Query ในการ เลือก เพิ่ม ปรับปรุง และ ลบ ข้อมูลจาก Table โดยจะดึงจากตารางเดียว หรือ หลายตาราง ที่มีความสัมพันธ์กัน หรือแม้กระทั่ง จาก Query ด้วยกันเอง (ถ้ามีความสัมพันธ์กัน

Form

Form เป็นเรื่องของ User Interface เพื่อช่วยให้จัดการกับข้อมูล หรือ ใช้งาน Query เพื่อแสดงผลข้อมูลตามที่กำหนด

Report

Report หรือ รายงาน  สำหรับการปรับแต่งข้อมูล คำนวณ สรุป และ พิมพ์

Macros

Macros เป็นชุดคำสั่งสำหรับดำเนินการเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

Modules

เป็นชุดคำสั่งดำเนินการ ที่เขียนด้วย Visual Basic for Applications (VBA)

Beginner Guide to Access Data Types

ใน Access จะมีประเภทข้อมูล แบ่งเป็นประเภทดังนี้

ประเภท	คำอธิบาย	ขนาด
Short Text	เป็นอักขระ หรือ ตัวเลขที่เก็บในรูปแบบข้อความ	ไม่เกิน 255 อักขระ
Long Text	เป็นอักขระ หรือ ตัวเลขที่เก็บในรูปแบบข้อความ	ไม่เกิน 63, 999 อักขระ
Number	ข้อมูลเป็นตัวเลข (สามารถนำไปคำนวณได้)	1, 2, 4, 8, และ 16 bytes.
Date/Time	ข้อมูลปี เก็บตั้งแต่ค.ศ. 100 จนถึง ค.ศ. 9999	8 bytes.
Currency	เก็บข้อมูลเป็นค่าเงิน	8 bytes.
Auto Number	ตัวเลขอัตโนมัติที่จะไม่ซ้ำกัน	4 bytes (แต่ถ้าตั้งค่าเป็น Replication ID จะได้ 16 bytes
Yes/No	เก็บค่า ใช่ หรือ ไม่ใช่	1 bit
Attachment	ไฟล์แนบ เช่นรูปภาพ ไฟล์ pdf	ไม่เกิน 2 GB
OLE objects	OLE objects จะเก็บเป็น เสียง วิดีโอ หรือ Binary Large Objects อื่น ๆ	ไม่เกิน 2 GB
Hyperlink	คลิกเพื่อเชื่อมโยงไม่ที่ใดที่หนึ่ง	แต่ละลิงก์ เก็บได้สูงสุด 2048 อักขระ
Calculated	การคำนวณจากฟิลด์ หรือ เอาฟิลด์แต่ละฟิลด์ มาคำนวณด้วยกัน

เมื่อรู้จักองค์ประกอบคร่าว ๆ แล้ว ขั้นต่อไปที่จะมาเรียนรู้กันก็คือ การเริ่มต้นทำงานกับ Access