Data Revol

ท่านมักจะเลื่อนงานออกไปจนถึงนาทีสุดท้ายหรือไม่? นอนไม่หลับตอนกลางคืนและกังวลกับการนัดหมายที่กำลังจะมาถึงหรือไม่? รู้สึกหนักใจกับกำหนดงานต่าง ๆ หรือไม่? ถ้าใช่ บางทีท่านอาจสนใจระบบการจัดการตนเองของ Getting Things Done

GDT – Getting Things Done คืออะไร?

Getting Things Done (GTD) คือระบบการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน คิดค้นโดย David Allen และนำเสนอไว้ในหนังสือชื่อเดียวกันของเขา ‘Getting Things Done’ ในปี ค.ศ. 2001 มีผู้ติดตามนับล้านทั่วโลกนับตั้งแต่หนังสือเล่มนี้ตีพิมพ์จำหน่าย

อ้างอิงวิกิพีเดีย https://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

เว็บไซต์ทางการ https://gettingthingsdone.com/

David Allen อ้างว่า ระบบนี้จะช่วยให้ท่านทำงานให้เสร็จสิ้นและมีประสิทธิภาพ

The 5 steps of the GTD method

ระบบนี้จำเป็นต้องใช้เวลาและความคิดในการตั้งค่าครั้งแรก และจะให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าหากใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ไม่ต้องกังวลกับการลืมกำหนดเวลาหรือพลาดงานสำคัญอีกต่อไป

วิธี GTD ประกอบด้วยห้าขั้นตอน แต่ก็ไม่ได้ง่ายเสมอไป แต่ข้อดีคือไม่ต้องการเครื่องมือหรือแอป หรือผลิตภัณฑ์เฉพาะ เราดัดแปลงกรรมวิธีให้เข้ากับสิ่งที่เราถนัดได้สบาย กุญแจสำคัญคือการทำให้มันเรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และใช้งานบ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ดังนั้น จงเลือกเครื่องมือที่มีความหลากหลายเพียงพอที่จะจัดการกับงานที่ซับซ้อนที่สุดของท่าน แต่ยังเรียบง่ายพอที่จะบำรุงรักษาได้อย่างสะดวกง่ายดาย

ส่วนที่เหลือขอบล็อกนี้จะครอบคลุมข้อมูลเฉพาะของแนวทางปฏิบัติทั้งห้าข้อ ขอย้ำอีกครั้งว่าหลักการเดียวกันนี้ใช้งานได้ ไม่ว่าท่านจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม

Step 1: Capture

รวบรวมงาน การนัดหมาย และแนวคิดทั้งหมดของคุณไว้ในกล่องจดหมาย -ไม่ได้หมายถึงกล่องจดหมายจริง ๆ แต่หมายถึง แหล่งรวมสิ่งที่เข้ามา กล่องจดหมายอาจเป็นระบบอะไรสักอย่าง อาจจะเป็นโน้ตจดบันทึก หรือ แม้แต่เขียนลงสมุดเลยก็ได้ ตรงนี้แล้วแต่วิถีชีวิตของแต่ละคนว่าต้องการใช้ชีวิตภาคดิจิทัลหรือว่าจะใช้เป็นรูปธรรมจับต้องได้

ดังนั้น ไม่ว่าท่านจะใช้ inbox ในอีเมล หรือว่าใช้แอปเช่น Evernote หรือ OneNote หรือจะตั้งแฟ้มทำเป็นเอกสารกระดาษ อะไรก็ได้ทั้งนั้น

เราจะใช้สิ่งนี้เพื่อเพิ่มรายการของงาน การนัดหมาย แนวคิด ข้อสังเกตต่าง ๆ ลงในกล่องจดหมายนี้

ขั้นตอนนี้ควรใช้เวลาไม่เกินสองสามนาที

Step 2: Clarify

ขั้นตอนสำคัญอย่างหนึ่ง ของแนวคิดนี้ก็คือ ต้องตรวจสอบและประมวลผลทุกสิ่งที่เข้ามาในกล่องจดหมาย หมายความว่าท่านต้องตัดสินใจว่าสิ่งต่าง ๆ อยู่ที่ไหนในระบบ Getting Things Done ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้สำหรับแต่ละรายการ:

• เป็นงานประเภทไหน?
• รายการนี้มีความหมายกับตัวท่านอย่างไร?
• ดำเนินการได้เลยหรือไม่?
• ทำในเวลาไม่ถึงสองนาทีหรือไม่?
• การดำเนินการต่อไปคืออะไร?

Step 3: Organize

ขั้นตอนนี้ จะต่อเนื่องจากขั้นตอนที่ 2 จะใช้คำตอบที่ได้จากขั้นตอน Clarify เพื่อจับรายการในกล่องจดหมายไปยังปลายทางที่ถูกต้อง

จากขั้นตอนที่ 2 เราจะมีงานที่ต้องทำแบ่งเป็น 2 ข้อ คือ งานที่ทำไม่ได้ (หรือไม่เกี่ยวกับตัวท่าน) กับงานที่ต้องทำต่อ

หากเป็นสิ่งที่ไม่สามารถดำเนินการใดใดได้ หรือไม่จำเป็นต้องทำอะไรกับสิ่งนั้น ให้เลือกหนึ่งในสามตัวเลือก:

• ทิ้งมันลงถังขยะซะ!
• วางไว้ในรายการ ‘อาจจะ/สักวันหนึ่ง’
• เก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิง

หากเป็นสิ่งที่ดำเนินการได้ หรือสิ่งที่ต้องทำ ให้พิจารณาตามข้อต่อไปนี้:

ทำได้ในสองนาทีหรือไม่?

รายการอะไรที่ทำได้ในเวลาไม่ถึงสองนาที จัดการทำมันเลย!

ปฏิทิน

รายการที่มีวันที่/เวลาที่เฉพาะเจาะจงที่ต้องทำ (เช่นการนัดหมาย) ให้กำหนดวันในปฏิทิน ตรงนี้ อยากให้คิดว่า เราจะทำในปฏิทินเรื่องการนัดหมายเท่านั้น เช่น ประชุม

สิ่งที่ต้องทำ

เป็นภารกิจที่เราต้องจัดการต่อไป หากภารกิจนั้นมีรายละเอียดมาก ให้แบ่งย่อยเป็นงานเล็ก ๆ งานใด ๆ ที่ต้องทำมากกว่า 1 อย่าง หรือ 1 กระบวนการ ให้แบ่งย่อยเป็นภารกิจเล็ก ๆ วางภารกิจทั้งหมดในรายการสิ่งที่ต้องตรวจสอบเป็นประจำ จากนั้นกำหนดการกระทำต่อไปสำหรับภารกิจต่าง ๆ และกำหนดเวลาเฉพาะในปฏิทิน

รอ

รายการนี้มีไว้สำหรับรายการที่ได้รับมอบหมายหรือรายการที่ต้องรอทำต่อจากบุคคลอื่น

สิ่งสำคัญก็คือ เมื่อตรวจสอบกล่องจดหมายแล้ว อย่าปล่อยวางสิ่งใดไว้ในกล่องจดหมายอีก ให้ตัดสินใจว่าแต่ละรายการจะไปอยู่ที่ไหน

Step 4: Reflect

หลังจากจัดระเบียบแล้ว เราต้องมาตรวจสอบให้แน่ใจว่าทำทุกอย่างเสร็จในเวลาที่กำหนด ท่านจะต้องตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำ โดยทั่วไป แนะนำให้ตรวจสอบปฏิทินและรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างน้อยวันละครั้งเพื่อเลือกงานต่อไปของคุณ ล้างกล่องจดหมายวันละครั้ง ตรวจสอบการทำงานของท่านสัปดาห์ละครั้ง

ลองใช้หัวข้อเหล่านี้เป็นขั้นตอนการตรวจสอบสิ่งที่ทำ:

บันทึกสิ่งที่ทำ: เขียนความคิดทั้งหมดที่ท่านมีในแต่ละงาน เพื่อเป็นการพิจารณาว่าที่ผ่านมาได้ทำงานอย่างเหมาะสม หรือต้องมีการเปลี่ยนแปลง พัฒนาการทำงานอะไรหรือไม่ มีจุดอ่อนตรงไหน

สิ่งที่ต้องทำ: มีงานอะไรรอบอยู่ในอีกไม่กี่วันข้างหน้า?

รายการภารกิจ: ภารกิจเสร็จสิ้นหรือติดขัดตรงไหน ขั้นตอนใด

อาจจะ/สักวัน: ตอนนี้ถึงเวลาที่จะหยิบสิ่งที่อาจจะทำ หรือ สักวันจะทำ มาทำในวันนี้แล้วหรือยัง?

ปฏิทิน: คุณได้นัดหมายทั้งหมดหรือไม่? การนัดหมายที่กำลังจะมาถึงของคุณคืออะไร? คุณเข้าสู่การนัดหมายทั้งหมดหรือไม่?

รอ: สถานะปัจจุบันของสิ่งที่รอจะทำต่อคืออะไร นั่นอาจจะหมายถึงต้องนำมาทำต่อไป หรือ อาจจะต้องติดตามงานที่ยังมาไม่ถึงมือหากจำเป็น

Step 5: Engage – ทำ

สำหรับแนวทางสี่ประการในการตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรต่อไป จะประกอบด้วย บริบท เวลาที่มีอยู่ พลังงานที่มีอยู่ และลำดับความสำคัญ

Context, time available, energy available and priority.

Context – บริบท

เนื่องจากชีวิตคนเราจะมีบริบทที่แตกต่างกันมากมายในชีวิต หมายถึง เรื่องงาน เรื่องครอบครัว เรื่องงานอดิเรก เรื่องความบันเทิง ฯลฯ รายการภารกิจที่ต้องทำ จึงต้องขึ้นอยู่กับบริบทที่เกี่ยวข้องด้วย ลองพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้

อยู่ในบริบทอะไร?

ตอนนี้ทำอะไรได้บ้าง?

ถ้าคุณกำลังดื่มด่ำบรรยากาศในวันพักผ่อนที่มัลดิฟ จะไปช็อปปิ้งในตลาดท่าเรือคลองเตยก็คงเป็นไปไม่ได้

Time Available – เวลาที่มี

ตอนนี้มีเวลาเท่าไหร่? หากมีเวลาว่างเพียง 15 นาที ก็ไม่ควรเริ่มงานที่อาจจะต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง

Energy Available – พลังและความตั้งใจ

คนเราก็ไม่ได้มีพลังเต็มเปี่ยมตลอดทั้งวันใช่หรือไม่? เชื่อว่าท่านก็น่าจะเป็นเหมือนกัน นั่นคือ จะมีบางช่วงเวลาที่รู้สึกเหนื่อยล้าหมดพลัง บางช่วงที่มีพลังเต็มที่พร้อมชนทุกอย่าง การกำหนดเวลางานที่ต้องใช้สมาธิและประสิทธิภาพเต็มรูปแบบจึงต้องสอดคล้องกับพลังของท่านในแต่ละวันด้วย อาจเตรียมการนำเสนอที่สำคัญในตอนเช้ามากกว่าในช่วงบ่ายที่เริ่มง่วงนอน หรือในทางกลับกัน ท่านอาจจะกระฉับกระเฉงในตอนบ่าย ก็ไม่ควรทำอะไรที่ต้องใช้สมาธิมากนักในตอนเช้า

Priority – ความสำคัญ

เมื่อพิจารณาแนวทางทั้ง 3 ประการข้างต้นแล้ว หากทุกอย่างเหมาะสมลงตัว เราจึงมาสนใจว่าภารกิจใดสำคัญกว่า ให้เริ่มทำภารกิจนั้นก่อน

คำแนะนำ

ประสิทธิภาพจะขึ้นกับตัวท่านเอง ความรับผิดชอบและการปฏิบัติสม่ำเสมอคือหนทางแห่งความสำเร็จ วิธีการนี้ต้องการการดูแลรักษาและทำอย่างต่อเนื่อง แนวคิดพื้นฐาน คือการระบุงานทั้งหมดของเป็นภารกิจหรือโปรเจ็กต์ย่อย ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าท่านจะไม่ลืมสิ่งใดเลย ในระยะยาวจะช่วยให้เครียดน้อยลงเพราะไม่ต้องจำทุกอย่าง และเนื่องจากไม่จำเป็นต้องจำงานสำคัญ ๆ อยู่ตลอดเวลา ท่านก็สามารถตั้งสมาธิไปยังงานที่ทำอยู่ได้ดีขึ้น เพราะไม่มีอะไรรบกวนจิตใจให้เสียสมาธิ

ในวิธีนี้ (และเหมือนอีกหลายวิธี เช่น PARA) จะแบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อย และกำหนดกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับงานเหล่านั้น การตรวจสอบเป็นประจำช่วยให้แน่ใจว่าจะติดตามงานและโครงการทั้งหมด เพื่อให้กลับมาพิจารณาจุดอ่อนในระบบ และทำการปรับปรุง